TL;DR
Laporan stok barang paling rapi disusun dari satu tabel transaksi, lalu direkap ke tiga tingkat: harian buat ngecek selisih fisik, mingguan buat ngatur pembelian, dan bulanan buat ngukur perputaran stok. Rekap harian dan mingguan cukup pakai SUMIFS dengan batas tanggal, sementara laporan bulanan lebih enak lewat pivot table. Satu sumber data bikin ketiga laporan itu nggak pernah beda angka.
Laporan stok barang paling rapi disusun dari satu tabel transaksi, lalu direkap ke tiga tingkat: harian, mingguan, dan bulanan.
Kesalahan yang paling sering aku lihat di toko kecil: tiga laporan itu diketik terpisah. Hasilnya tiga angka yang nggak pernah cocok.
Aku bakal tunjukin cara nyusun ketiganya dari satu sumber data, lengkap sama rumus dan metrik yang beneran kepakai buat mutusin pembelian.
Laporan stok barang adalah ringkasan pergerakan barang dalam satu periode, isinya stok awal, jumlah masuk, jumlah keluar, dan stok akhir per barang. Tujuannya dua: mastiin angka di catatan sama dengan barang di rak, dan ngasih dasar buat mutusin apa yang perlu dibeli.
Yang bikin laporan stok beda dari daftar stok biasa adalah periodenya. Daftar stok nunjukin kondisi sekarang, laporan stok nunjukin apa yang terjadi selama rentang waktu tertentu.
Tiga laporan ini beda tujuan, jadi isinya juga beda. Ngasih semua metrik ke ketiganya bikin nggak ada yang dibaca.
| Laporan | Tujuan utama | Isi | Waktu bikin |
|---|---|---|---|
| Harian | Nangkep selisih fisik | Masuk, keluar, stok akhir, catatan selisih | 5 menit sebelum tutup |
| Mingguan | Nentuin pembelian | Total keluar per barang, sisa, barang yang perlu diorder | 15 menit sekali seminggu |
| Bulanan | Evaluasi dan uang mati | Perputaran stok, barang nggak gerak, nilai stok, kejadian kosong | 30 menit sekali sebulan |
Kuncinya di kolom paling kanan. Laporan yang butuh lebih dari waktu itu bakal ditinggalin, seberapa pun bagusnya isinya.
Sebelum bikin laporan apa pun, kamu butuh satu sheet bernama Log yang isinya satu baris untuk satu transaksi. Bukan satu baris per barang.
Enam kolom ini yang wajib ada:
| Kolom | Isi | Contoh |
|---|---|---|
| Tanggal | Format tanggal asli, bukan teks | 2025-07-14 |
| Kode barang | Kode unik dari sheet Master | BRG-021 |
| Jenis | Masuk atau Keluar | Keluar |
| Jumlah | Angka positif selalu | 14 |
| Harga satuan | Buat ngitung nilai stok | 16500 |
| Keterangan | Penjualan, rusak, retur, kepakai sendiri | Penjualan |
Jumlah selalu ditulis positif, dan arah pergerakannya ditentuin kolom Jenis. Nulis angka minus buat barang keluar bikin rumus rekapmu jadi ribet nanti.
Ubah rentang ini jadi tabel Excel lewat menu Insert lalu Table, kasih nama Log. Aturan format selengkapnya ada di format stok barang.
Laporan harian isinya empat angka per barang, dan semuanya bisa ditarik dari sheet Log tanpa ngetik ulang.
=TODAY().Rumus tarik keluar hari ini:
=SUMIFS(Log[Jumlah],Log[Kode],$A5,Log[Jenis],"Keluar",Log[Tanggal],$B$2)Tanda dolar di $A5 ngunci kolom, dan di $B$2 ngunci sel tanggalnya. Jadi rumus ini bisa kamu tarik ke kanan dan ke bawah tanpa rusak. Argumen lengkapnya ada di fungsi SUMIFS.
Kalau kamu belum punya lembar isian hariannya, susun dulu lewat form laporan stok barang.
Rekap mingguan cuma butuh satu perubahan dari rumus harian: ganti satu tanggal jadi dua batas tanggal.
Taruh tanggal awal minggu di sel B2 dan tanggal akhir di B3, lalu tulis:
=SUMIFS(Log[Jumlah],Log[Kode],$A6,Log[Jenis],"Keluar",
Log[Tanggal],">="&$B$2,Log[Tanggal],"<="&$B$3)Sekarang kamu cukup ganti dua sel tanggal itu buat pindah minggu, dan seluruh laporan ikut berubah.
Tambah tiga kolom hitungan yang bikin laporan mingguan ini kepakai buat mutusin pembelian:
Kolom kedua itu yang paling sering bikin pemilik toko kaget. Stok 14 unit kedengeran aman sampai kamu lihat rata-rata keluarnya 5 unit per hari.
Buat ngitung berapa kali barang tertentu muncul di catatan, fungsi COUNTIFS kepakai dengan pola syarat yang persis sama.
Buat bulanan, pivot table lebih hemat waktu daripada rumus. Datanya bisa kamu potong per kategori, per pemasok, atau per minggu tanpa nulis rumus baru.
Langkah pengelompokan tanggal sering bikin bingung pertama kali. Detailnya ada di cara pivot group tanggal Excel, dan dasar pivot-nya di pivot table Excel.
Empat angka. Lebih dari itu bikin laporannya berat dan jarang dibuka.
| Metrik | Cara hitung | Buat mutusin apa |
|---|---|---|
| Perputaran stok | Total keluar dibagi rata-rata stok | Modal nyangkut di barang atau nggak |
| Perkiraan hari bertahan | Stok akhir dibagi rata-rata keluar harian | Kapan waktunya order |
| Kejadian barang kosong | Hitung hari dengan stok nol | Batas minimum udah pas atau belum |
| Nilai barang nggak gerak | Jumlah kali harga buat SKU tanpa transaksi | Barang mana yang perlu didiskon |
Perputaran stok 3 artinya seluruh stokmu habis dan diisi ulang 3 kali dalam sebulan. Makin tinggi, makin sedikit uangmu nyangkut di rak.
Toko_berkah punya 120 jenis barang. Ini hasil rekap bulanan Juli dari 1.412 baris transaksi.
| Metrik | Angka Juli |
|---|---|
| Total barang keluar | 3.480 unit |
| Rata-rata stok | 1.160 unit |
| Perputaran stok | 3,0 kali per bulan |
| Kejadian barang kosong | 11 kali |
| SKU tanpa transaksi sebulan penuh | 34 dari 120 |
Angka yang paling ngagetin ada di baris terakhir. Sebanyak 34 SKU nggak gerak sama sekali selama 30 hari, dan nilainya Rp4,7 juta. Itu 19 persen dari total nilai stok, nganggur di rak.
Angka itu nggak bakal kelihatan di laporan harian atau mingguan, karena barang yang nggak gerak emang nggak muncul di catatan transaksi. Dia cuma nongol pas kamu bandingin daftar barang sama daftar transaksi sebulan penuh.
Tindakan yang diambil: 34 SKU itu dipajang di rak depan dengan diskon 15 persen. Dalam 3 minggu, 21 di antaranya kejual habis dan modalnya balik Rp2,9 juta. Sisa 13 SKU distop pembeliannya.
Di sisi lain, 11 kejadian barang kosong ternyata numpuk di 4 SKU yang sama. Batas minimum empat barang itu dinaikin sesuai rata-rata keluar hariannya, dan Agustus cuma kejadian 2 kali.
1. Ngetik tiga laporan terpisah. Begitu sumbernya beda, angkanya bakal beda, dan kamu bakal buang waktu nyari mana yang bener.
2. Nyimpen tanggal sebagai teks. Rumus dengan batas tanggal langsung gagal. Cek dengan ngeklik selnya, kalau angkanya nempel di kiri berarti teks.
3. Nulis jumlah keluar sebagai angka minus. Bikin SUMIFS dan pivot jadi berlapis. Simpan arahnya di kolom Jenis.
4. Laporan bulanan tanpa barang yang nggak gerak. Ini biasanya sumber uang mati terbesar, dan paling gampang kelewat.
5. Merge cell di tabel transaksi. Pivot table langsung nolak, dan filter jadi kacau.
6. Nyimpen laporan cuma dalam bentuk cetak. Kamu nggak bisa bandingin bulan ini sama bulan lalu kalau datanya nggak ada dalam bentuk tabel.
Isi intinya empat angka per barang: stok awal, jumlah masuk, jumlah keluar, dan stok akhir. Di laporan mingguan dan bulanan, tambahin nilai rupiah stok akhir dan catatan selisih fisik. Jangan tumpuk semua metrik di satu halaman. Laporan harian cukup angka pergerakan, sementara metrik kayak perputaran stok taruh di laporan bulanan.
Pakai SUMIFS dengan dua batas tanggal. Tulis tanggal awal dan akhir minggu di dua sel terpisah, lalu jumlahin kolom jumlah dengan syarat tanggal lebih besar sama dengan tanggal awal dan lebih kecil sama dengan tanggal akhir. Kamu cukup ganti dua sel tanggal itu buat pindah minggu, dan seluruh laporan ikut berubah sendiri.
Harian buat pergerakan barang, mingguan buat keputusan pembelian, dan bulanan buat evaluasi. Kalau tokomu kecil dan transaksinya di bawah 30 baris per hari, catatan harian tetap wajib walau laporannya cuma kamu lihat mingguan. Yang penting datanya masuk tiap hari, karena selisih yang ketahuan telat hampir mustahil ditelusuri.
Empat metrik: perputaran stok, perkiraan hari stok bertahan, jumlah kejadian barang kosong, dan nilai barang yang nggak gerak. Perputaran stok dihitung dari total keluar dibagi rata-rata stok. Barang yang nggak gerak sebulan penuh biasanya jadi uang mati paling besar, dan itu baru kelihatan kalau kamu ngitungnya per bulan.
Rumus SUMIFS lebih enak buat laporan harian dan mingguan yang bentuknya tetap, karena hasilnya nempel di sel yang sama tiap minggu. Pivot table menang buat laporan bulanan yang perlu dipotong dari banyak sisi, misalnya per kategori atau per pemasok. Dua-duanya ambil data dari tabel transaksi yang sama, jadi angkanya nggak bakal beda.
Tiga hal yang bikin laporan stok jalan: satu tabel transaksi sebagai sumber, SUMIFS buat harian dan mingguan, dan pivot table buat bulanan.
Buka file stokmu sekarang, cek sheet Log-nya udah satu baris satu transaksi atau belum. Kalau belum, itu pekerjaan pertama sebelum bikin laporan apa pun.
Lanjut baca template Excel stok barang buat titik awal filenya. Referensi resmi rumus dan pivot-nya ada di dokumentasi Microsoft Excel, dan buat mastiin metrikmu konsisten cek glossary metric.
Mau praktek langsung? Mulai latihan SQL gratis
Latihan interaktif, langsung di browser.
Punya ratusan angka dan mau tau sebarannya masuk ke rentang mana aja? FREQUENCY ngitung distribusi frekuensi sekali jalan, tanpa nulis COUNTIFS berkali-kali.
SUMIFS ribet kalau kriterianya banyak dan sering ganti. Rumus database Excel kayak DSUM baca kriteria dari sel terpisah, jadi kamu tinggal ubah tabel kecil tanpa nyentuh rumus.
DATEDIF ngasih umur bulat, tapi kadang kamu butuh angka desimal kayak 27,6 tahun buat hitung masa kerja atau bunga. YEARFRAC ngasih pecahan tahun dengan presisi.