Contoh Pembukuan Sederhana: Format Kas, Piutang, dan Utang

Kolom kosong itu susah ditiru. Contoh yang udah terisi angka jauh lebih gampang.

Di bawah ini tiga format pembukuan sederhana yang udah diisi data satu minggu dari warung beneran: buku kas, buku piutang, dan buku utang. Lengkap sama rumus di tiap kolom hitungan.

Kamu bisa tiru persis susunannya, ganti angkanya, dan langsung jalan hari ini.

Contoh pembukuan sederhana isinya apa aja?

Tiga format inti. Buku kas nyatet semua uang yang masuk dan keluar beserta saldo berjalannya. Buku piutang ngelacak pelanggan yang belum bayar dan udah berapa lama. Buku utang ngingetin tagihan supplier yang jatuh tempo.

Ketiganya nyambung tapi nggak boleh digabung. Kalau digabung, kamu kehilangan kemampuan jawab dua pertanyaan yang paling sering bikin usaha kecil kehabisan uang: siapa yang belum bayar, dan berapa yang harus aku bayar minggu ini.

Semua contoh di bawah pakai data toko_berkah dari dataset ngulikdata, warung kelontong di Semarang.

Contoh format buku kas

Ini catatan minggu kedua Agustus 2025, dimulai dari saldo laci Rp 4.850.000. Kolom saldo nggak diketik manual, dia hasil rumus.

Tanggal	Keterangan	Kategori	Masuk	Keluar	Saldo
11/08/2025	Saldo awal	Saldo			4.850.000
11/08/2025	Setoran kasir	Penjualan	1.640.000		6.490.000
11/08/2025	Bayar listrik Juli	Listrik		470.000	6.020.000
12/08/2025	Setoran kasir	Penjualan	1.285.000		7.305.000
12/08/2025	Kulakan mie dan kopi	Kulakan		3.900.000	3.405.000
13/08/2025	Setoran kasir	Penjualan	1.720.000		5.125.000
13/08/2025	Cicilan piutang Bu Ani	Piutang	500.000		5.625.000
14/08/2025	Setoran kasir	Penjualan	1.410.000		7.035.000
14/08/2025	Ambil buat belanja rumah	Prive		600.000	6.435.000

Rumus di kolom saldo, dipasang sekali lalu ditarik ke bawah:

=IF(A3="", "", F2 + N(D3) - N(E3))

Dua baris yang gampang kelewat tapi penting. Baris cicilan piutang Bu Ani dikasih kategori Piutang, bukan Penjualan, soalnya penjualannya udah dicatat bulan lalu. Kalau dikasih kategori Penjualan, omzet Agustusmu jadi lebih besar dari kenyataan.

Baris terakhir juga begitu. Uang yang diambil buat belanja rumah tetap dicatat, kategorinya Prive. Kalau nggak dicatat, saldo di kolom F nggak akan pernah cocok sama isi laci.

Buat rekap per kategori, satu rumus cukup:

=SUMIFS($E:$E, $C:$C, "Kulakan",
        $A:$A, ">="&$I$1, $A:$A, "<="&$I$2)

Contoh format buku piutang

Posisi per 14 Agustus 2025. Kolom sisa, umur, dan status semuanya hasil rumus, jadi kamu cuma ngetik empat kolom pertama.

Tanggal	Nama	Nominal	Sudah bayar	Sisa	Umur	Status
02/07/2025	Warung Bu Ani	2.400.000	500.000	1.900.000	43 hari	Tagih sekarang
09/07/2025	Warung Pak Herman	1.250.000	0	1.250.000	36 hari	Tagih sekarang
29/07/2025	Kantin SMP Nusa	3.200.000	1.200.000	2.000.000	16 hari	Ingatkan
06/08/2025	Bu Yanti	1.150.000	0	1.150.000	8 hari	Aman
11/08/2025	Warung Mbak Rina	2.400.000	0	2.400.000	3 hari	Aman
Total sisa piutang				8.700.000

' Sisa
=C2 - D2

' Umur dalam hari
=IF(E2=0, "Lunas", TODAY() - A2)

' Status penagihan
=IF(E2=0, "Lunas",
   IF(TODAY()-A2 > 30, "Tagih sekarang",
   IF(TODAY()-A2 > 14, "Ingatkan", "Aman")))

Fungsi TODAY bikin kolom umur dan status ikut berubah sendiri tiap kali file dibuka. Penjelasan resminya ada di dukungan Microsoft, dan versi ringkasnya di halaman fungsi TODAY.

Angka yang bikin pemiliknya kaget waktu tabel ini pertama jadi: total piutang Rp 8.700.000, sementara kas di laci cuma Rp 6.435.000. Uang yang ada di tangan orang lain lebih besar dari uang yang ada di tangan sendiri.

Dari total itu, Rp 3.150.000 udah lewat 30 hari. Itu 36% dari seluruh piutang, dan semuanya datang dari dua pelanggan yang sama.

Contoh format buku utang

Struktur mirip buku piutang, tapi arahnya kebalik dan kolom kuncinya jatuh tempo, bukan umur. Yang kamu butuh dari tabel ini cuma satu: tahu tagihan mana yang harus dibayar minggu ini.

Tanggal	Supplier	Nominal	Sudah bayar	Sisa	Jatuh tempo	Status
05/08/2025	CV Sinar Abadi	12.500.000	4.000.000	8.500.000	04/09/2025	Aman
08/08/2025	UD Makmur	7.400.000	0	7.400.000	07/09/2025	Aman
12/08/2025	PT Roti Sari	3.900.000	0	3.900.000	26/08/2025	Siapkan uang
13/08/2025	Agen Gas Melati	3.600.000	0	3.600.000	20/08/2025	Bayar minggu ini
Total sisa utang				23.400.000

' Jatuh tempo, kalau tempo supplier 30 hari
=A2 + 30

' Status
=IF(E2=0, "Lunas",
   IF(F2-TODAY() <= 7, "Bayar minggu ini",
   IF(F2-TODAY() <= 14, "Siapkan uang", "Aman")))

Tempo tiap supplier beda, jadi angka 30 di rumus pertama sebaiknya diganti kolom sendiri. Ada supplier yang ngasih 14 hari, ada yang 45.

Kalau tabel utang dan tabel piutang ditaruh berdampingan, kamu bisa lihat sesuatu yang nggak kelihatan dari buku kas: Rp 23,4 juta harus keluar dalam sebulan, sementara Rp 8,7 juta masih nyangkut di tangan pelanggan.

Contoh rekap bulanan dari tiga buku itu

Rekap ini ditarik otomatis dari tiga tabel di atas. Nggak ada satu angka pun yang diketik ulang, jadi begitu kamu nambah transaksi, rekapnya ikut berubah.

Item	Nilai	Dari buku mana
Kas akhir periode	Rp 6.435.000	Buku kas, baris terakhir
Uang masuk dari penjualan	Rp 6.055.000	SUMIFS kategori Penjualan
Uang keluar buat kulakan	Rp 3.900.000	SUMIFS kategori Kulakan
Piutang belum tertagih	Rp 8.700.000	Buku piutang, total sisa
Piutang di atas 30 hari	Rp 3.150.000	SUMIFS status Tagih sekarang
Utang belum terbayar	Rp 23.400.000	Buku utang, total sisa
Utang jatuh tempo 14 hari ke depan	Rp 7.500.000	SUMIFS status bukan Aman

Baris terakhir yang paling kepakai buat keputusan. Rp 7.500.000 harus keluar dalam dua minggu, sementara kas cuma Rp 6.435.000.

Tindakan yang muncul dari situ jelas: tagih dua pelanggan yang piutangnya lewat 30 hari, atau tunda kulakan yang nggak mendesak. Tanpa rekap ini, keduanya baru ketahuan pas supplier nagih.

Variasi format per jenis usaha

Jenis usaha	Kolom yang ditambah	Kolom yang bisa dihapus
Warung dan toko kelontong	Kode barang di buku penjualan	Nomor proyek
Katering	Tanggal acara, uang muka	Stok harian
Jasa perorangan	Nama klien, nama pekerjaan	Stok, kulakan
Online shop	Marketplace, ongkir, biaya admin	Piutang, kalau semua bayar di muka
Bengkel	Nomor kendaraan, jasa vs sparepart	Piutang, kalau tunai semua

Aturannya sama di semua jenis usaha: tambah kolom cuma kalau kamu bakal beneran ngisi dan ngepake. Kolom yang diisi setengah-setengah lebih jelek dari kolom yang nggak ada.

Kesalahan umum waktu niru contoh pembukuan

• Ngetik saldo manual. Satu koreksi di baris tengah bikin semua baris bawahnya salah, dan nggak ada yang ngingetin.
• Nyatet pembayaran piutang sebagai penjualan baru. Omzetmu jadi kehitung dua kali. Kasih kategori Piutang, bukan Penjualan.
• Nggak nyatet prive. Uang yang diambil buat keperluan pribadi tetap ngurangi kas. Kalau nggak dicatat, saldo nggak akan pernah cocok.
• Hapus baris piutang yang udah lunas. Simpan aja, kasih status Lunas. Riwayat itu yang bikin kamu tahu siapa pembayar yang bisa dipercaya.
• Nulis tanggal sebagai teks. Kalau tanggal disimpan sebagai teks, rumus umur dan jatuh tempo bakal error. Cek pakai =ISNUMBER(A2), harus TRUE.
• Bikin file baru tiap bulan. Kelihatan rapi, tapi kamu jadi nggak bisa lihat piutang yang nyeberang bulan. Satu file terus, tambah kolom bulan.

FAQ

Contoh pembukuan sederhana minimal harus punya kolom apa?

Buku kas minimal butuh lima kolom: tanggal, keterangan, masuk, keluar, dan saldo. Kolom kategori sebaiknya ditambah sejak awal, karena tanpa itu kamu nggak bisa jawab uang habis ke mana. Buku piutang dan utang minimal butuh tanggal, nama, nominal, sudah bayar, dan sisa. Kolom umur atau jatuh tempo bisa dihitung otomatis dari tanggal.

Saldo di buku kas dihitung manual atau pakai rumus?

Pakai rumus, selalu. Kalau saldo diketik manual, satu koreksi di baris tengah bikin semua baris di bawahnya salah dan kamu nggak akan sadar. Rumusnya cuma saldo baris sebelumnya ditambah kolom masuk dikurangi kolom keluar. Pasang sekali di baris pertama, tarik ke bawah, lalu jangan pernah ketik di kolom itu lagi.

Piutang yang udah lama banget dan nggak ketagih diapain?

Jangan dihapus dari catatan. Tandai dengan status khusus, misalnya Macet, supaya dia keluar dari daftar yang kamu tagih rutin tapi tetap kelihatan di riwayat. Nilainya kepakai buat dua hal: nentuin siapa yang nggak boleh ngutang lagi, dan ngasih gambaran berapa persen penjualan utangmu yang selama ini nggak balik.

Perlu buku utang terpisah, atau cukup dicatat di buku kas?

Perlu terpisah. Buku kas cuma nyatet saat uangnya keluar, jadi utang yang belum dibayar nggak kelihatan di sana sama sekali. Akibatnya kamu bisa ngerasa kas aman padahal ada tagihan jatuh tempo tiga hari lagi. Buku utang yang bikin kamu tahu berapa uang yang sebenernya udah ada pemiliknya.

Contoh pembukuan ini cocok buat jenis usaha apa aja?

Cocok buat usaha dagang kayak warung, toko kelontong, dan online shop, karena polanya sama: uang masuk, uang keluar, ada yang ngutang. Buat usaha jasa, kolom stok bisa dihapus dan diganti kolom nama proyek. Buat katering, tambahin kolom tanggal acara di buku piutang karena uang muka dan pelunasan sering beda bulan.

Penutup

Tiga hal yang perlu kamu bawa. Kolom saldo, umur, dan jatuh tempo harus hasil rumus, bukan ketikan. Pembayaran piutang bukan penjualan baru. Dan begitu buku utang dan piutang jalan bareng, kamu bisa lihat kebutuhan uang dua minggu ke depan sebelum ada yang nagih.

Coba tiru satu tabel sore ini. Buku kas paling gampang, dan lima menit cukup buat nyiapin kolomnya.

Buat lihat sistem lengkapnya, baca pembukuan sederhana untuk usaha kecil. Kalau catatanmu masih di buku tulis, mulai dari cara pindah ke spreadsheet. Rumus rekapnya bisa kamu perdalam di halaman fungsi SUMIFS.