TL;DR
Contoh pembukuan sederhana yang paling kepakai buat usaha kecil ada tiga format: buku kas yang nyatet uang masuk dan keluar dengan saldo berjalan, buku piutang yang ngelacak siapa belum bayar berapa lama, dan buku utang yang ngingetin jatuh tempo ke supplier. Ketiganya cukup diisi 15 menit sehari dan bisa dikerjain di satu file spreadsheet. Yang bikin ketiganya berguna itu kolom hitungan otomatis: saldo berjalan, umur tagihan, dan sisa hari sampai jatuh tempo.
Kolom kosong itu susah ditiru. Contoh yang udah terisi angka jauh lebih gampang.
Di bawah ini tiga format pembukuan sederhana yang udah diisi data satu minggu dari warung beneran: buku kas, buku piutang, dan buku utang. Lengkap sama rumus di tiap kolom hitungan.
Kamu bisa tiru persis susunannya, ganti angkanya, dan langsung jalan hari ini.
Tiga format inti. Buku kas nyatet semua uang yang masuk dan keluar beserta saldo berjalannya. Buku piutang ngelacak pelanggan yang belum bayar dan udah berapa lama. Buku utang ngingetin tagihan supplier yang jatuh tempo.
Ketiganya nyambung tapi nggak boleh digabung. Kalau digabung, kamu kehilangan kemampuan jawab dua pertanyaan yang paling sering bikin usaha kecil kehabisan uang: siapa yang belum bayar, dan berapa yang harus aku bayar minggu ini.
Semua contoh di bawah pakai data toko_berkah dari dataset ngulikdata, warung kelontong di Semarang.
Ini catatan minggu kedua Agustus 2025, dimulai dari saldo laci Rp 4.850.000. Kolom saldo nggak diketik manual, dia hasil rumus.
| Tanggal | Keterangan | Kategori | Masuk | Keluar | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 11/08/2025 | Saldo awal | Saldo | 4.850.000 | ||
| 11/08/2025 | Setoran kasir | Penjualan | 1.640.000 | 6.490.000 | |
| 11/08/2025 | Bayar listrik Juli | Listrik | 470.000 | 6.020.000 | |
| 12/08/2025 | Setoran kasir | Penjualan | 1.285.000 | 7.305.000 | |
| 12/08/2025 | Kulakan mie dan kopi | Kulakan | 3.900.000 | 3.405.000 | |
| 13/08/2025 | Setoran kasir | Penjualan | 1.720.000 | 5.125.000 | |
| 13/08/2025 | Cicilan piutang Bu Ani | Piutang | 500.000 | 5.625.000 | |
| 14/08/2025 | Setoran kasir | Penjualan | 1.410.000 | 7.035.000 | |
| 14/08/2025 | Ambil buat belanja rumah | Prive | 600.000 | 6.435.000 |
Rumus di kolom saldo, dipasang sekali lalu ditarik ke bawah:
=IF(A3="", "", F2 + N(D3) - N(E3))Dua baris yang gampang kelewat tapi penting. Baris cicilan piutang Bu Ani dikasih kategori Piutang, bukan Penjualan, soalnya penjualannya udah dicatat bulan lalu. Kalau dikasih kategori Penjualan, omzet Agustusmu jadi lebih besar dari kenyataan.
Baris terakhir juga begitu. Uang yang diambil buat belanja rumah tetap dicatat, kategorinya Prive. Kalau nggak dicatat, saldo di kolom F nggak akan pernah cocok sama isi laci.
Buat rekap per kategori, satu rumus cukup:
=SUMIFS($E:$E, $C:$C, "Kulakan",
$A:$A, ">="&$I$1, $A:$A, "<="&$I$2)Posisi per 14 Agustus 2025. Kolom sisa, umur, dan status semuanya hasil rumus, jadi kamu cuma ngetik empat kolom pertama.
| Tanggal | Nama | Nominal | Sudah bayar | Sisa | Umur | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/07/2025 | Warung Bu Ani | 2.400.000 | 500.000 | 1.900.000 | 43 hari | Tagih sekarang |
| 09/07/2025 | Warung Pak Herman | 1.250.000 | 0 | 1.250.000 | 36 hari | Tagih sekarang |
| 29/07/2025 | Kantin SMP Nusa | 3.200.000 | 1.200.000 | 2.000.000 | 16 hari | Ingatkan |
| 06/08/2025 | Bu Yanti | 1.150.000 | 0 | 1.150.000 | 8 hari | Aman |
| 11/08/2025 | Warung Mbak Rina | 2.400.000 | 0 | 2.400.000 | 3 hari | Aman |
| Total sisa piutang | 8.700.000 | |||||
' Sisa
=C2 - D2
' Umur dalam hari
=IF(E2=0, "Lunas", TODAY() - A2)
' Status penagihan
=IF(E2=0, "Lunas",
IF(TODAY()-A2 > 30, "Tagih sekarang",
IF(TODAY()-A2 > 14, "Ingatkan", "Aman")))Fungsi TODAY bikin kolom umur dan status ikut berubah sendiri tiap kali file dibuka. Penjelasan resminya ada di dukungan Microsoft, dan versi ringkasnya di halaman fungsi TODAY.
Angka yang bikin pemiliknya kaget waktu tabel ini pertama jadi: total piutang Rp 8.700.000, sementara kas di laci cuma Rp 6.435.000. Uang yang ada di tangan orang lain lebih besar dari uang yang ada di tangan sendiri.
Dari total itu, Rp 3.150.000 udah lewat 30 hari. Itu 36% dari seluruh piutang, dan semuanya datang dari dua pelanggan yang sama.
Struktur mirip buku piutang, tapi arahnya kebalik dan kolom kuncinya jatuh tempo, bukan umur. Yang kamu butuh dari tabel ini cuma satu: tahu tagihan mana yang harus dibayar minggu ini.
| Tanggal | Supplier | Nominal | Sudah bayar | Sisa | Jatuh tempo | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 05/08/2025 | CV Sinar Abadi | 12.500.000 | 4.000.000 | 8.500.000 | 04/09/2025 | Aman |
| 08/08/2025 | UD Makmur | 7.400.000 | 0 | 7.400.000 | 07/09/2025 | Aman |
| 12/08/2025 | PT Roti Sari | 3.900.000 | 0 | 3.900.000 | 26/08/2025 | Siapkan uang |
| 13/08/2025 | Agen Gas Melati | 3.600.000 | 0 | 3.600.000 | 20/08/2025 | Bayar minggu ini |
| Total sisa utang | 23.400.000 | |||||
' Jatuh tempo, kalau tempo supplier 30 hari
=A2 + 30
' Status
=IF(E2=0, "Lunas",
IF(F2-TODAY() <= 7, "Bayar minggu ini",
IF(F2-TODAY() <= 14, "Siapkan uang", "Aman")))Tempo tiap supplier beda, jadi angka 30 di rumus pertama sebaiknya diganti kolom sendiri. Ada supplier yang ngasih 14 hari, ada yang 45.
Kalau tabel utang dan tabel piutang ditaruh berdampingan, kamu bisa lihat sesuatu yang nggak kelihatan dari buku kas: Rp 23,4 juta harus keluar dalam sebulan, sementara Rp 8,7 juta masih nyangkut di tangan pelanggan.
Rekap ini ditarik otomatis dari tiga tabel di atas. Nggak ada satu angka pun yang diketik ulang, jadi begitu kamu nambah transaksi, rekapnya ikut berubah.
| Item | Nilai | Dari buku mana |
|---|---|---|
| Kas akhir periode | Rp 6.435.000 | Buku kas, baris terakhir |
| Uang masuk dari penjualan | Rp 6.055.000 | SUMIFS kategori Penjualan |
| Uang keluar buat kulakan | Rp 3.900.000 | SUMIFS kategori Kulakan |
| Piutang belum tertagih | Rp 8.700.000 | Buku piutang, total sisa |
| Piutang di atas 30 hari | Rp 3.150.000 | SUMIFS status Tagih sekarang |
| Utang belum terbayar | Rp 23.400.000 | Buku utang, total sisa |
| Utang jatuh tempo 14 hari ke depan | Rp 7.500.000 | SUMIFS status bukan Aman |
Baris terakhir yang paling kepakai buat keputusan. Rp 7.500.000 harus keluar dalam dua minggu, sementara kas cuma Rp 6.435.000.
Tindakan yang muncul dari situ jelas: tagih dua pelanggan yang piutangnya lewat 30 hari, atau tunda kulakan yang nggak mendesak. Tanpa rekap ini, keduanya baru ketahuan pas supplier nagih.
| Jenis usaha | Kolom yang ditambah | Kolom yang bisa dihapus |
|---|---|---|
| Warung dan toko kelontong | Kode barang di buku penjualan | Nomor proyek |
| Katering | Tanggal acara, uang muka | Stok harian |
| Jasa perorangan | Nama klien, nama pekerjaan | Stok, kulakan |
| Online shop | Marketplace, ongkir, biaya admin | Piutang, kalau semua bayar di muka |
| Bengkel | Nomor kendaraan, jasa vs sparepart | Piutang, kalau tunai semua |
Aturannya sama di semua jenis usaha: tambah kolom cuma kalau kamu bakal beneran ngisi dan ngepake. Kolom yang diisi setengah-setengah lebih jelek dari kolom yang nggak ada.
=ISNUMBER(A2), harus TRUE.Buku kas minimal butuh lima kolom: tanggal, keterangan, masuk, keluar, dan saldo. Kolom kategori sebaiknya ditambah sejak awal, karena tanpa itu kamu nggak bisa jawab uang habis ke mana. Buku piutang dan utang minimal butuh tanggal, nama, nominal, sudah bayar, dan sisa. Kolom umur atau jatuh tempo bisa dihitung otomatis dari tanggal.
Pakai rumus, selalu. Kalau saldo diketik manual, satu koreksi di baris tengah bikin semua baris di bawahnya salah dan kamu nggak akan sadar. Rumusnya cuma saldo baris sebelumnya ditambah kolom masuk dikurangi kolom keluar. Pasang sekali di baris pertama, tarik ke bawah, lalu jangan pernah ketik di kolom itu lagi.
Jangan dihapus dari catatan. Tandai dengan status khusus, misalnya Macet, supaya dia keluar dari daftar yang kamu tagih rutin tapi tetap kelihatan di riwayat. Nilainya kepakai buat dua hal: nentuin siapa yang nggak boleh ngutang lagi, dan ngasih gambaran berapa persen penjualan utangmu yang selama ini nggak balik.
Perlu terpisah. Buku kas cuma nyatet saat uangnya keluar, jadi utang yang belum dibayar nggak kelihatan di sana sama sekali. Akibatnya kamu bisa ngerasa kas aman padahal ada tagihan jatuh tempo tiga hari lagi. Buku utang yang bikin kamu tahu berapa uang yang sebenernya udah ada pemiliknya.
Cocok buat usaha dagang kayak warung, toko kelontong, dan online shop, karena polanya sama: uang masuk, uang keluar, ada yang ngutang. Buat usaha jasa, kolom stok bisa dihapus dan diganti kolom nama proyek. Buat katering, tambahin kolom tanggal acara di buku piutang karena uang muka dan pelunasan sering beda bulan.
Tiga hal yang perlu kamu bawa. Kolom saldo, umur, dan jatuh tempo harus hasil rumus, bukan ketikan. Pembayaran piutang bukan penjualan baru. Dan begitu buku utang dan piutang jalan bareng, kamu bisa lihat kebutuhan uang dua minggu ke depan sebelum ada yang nagih.
Coba tiru satu tabel sore ini. Buku kas paling gampang, dan lima menit cukup buat nyiapin kolomnya.
Buat lihat sistem lengkapnya, baca pembukuan sederhana untuk usaha kecil. Kalau catatanmu masih di buku tulis, mulai dari cara pindah ke spreadsheet. Rumus rekapnya bisa kamu perdalam di halaman fungsi SUMIFS.
Mau praktek langsung? Mulai latihan SQL gratis
Latihan interaktif, langsung di browser.
Punya ratusan angka dan mau tau sebarannya masuk ke rentang mana aja? FREQUENCY ngitung distribusi frekuensi sekali jalan, tanpa nulis COUNTIFS berkali-kali.
SUMIFS ribet kalau kriterianya banyak dan sering ganti. Rumus database Excel kayak DSUM baca kriteria dari sel terpisah, jadi kamu tinggal ubah tabel kecil tanpa nyentuh rumus.
DATEDIF ngasih umur bulat, tapi kadang kamu butuh angka desimal kayak 27,6 tahun buat hitung masa kerja atau bunga. YEARFRAC ngasih pecahan tahun dengan presisi.