TL;DR
Aplikasi stok barang gratis yang layak dicoba UMKM Indonesia ada tujuh, mulai dari Google Sheets sampai sistem open source kayak Odoo Community dan ERPNext. Yang berbayar tersembunyi biasanya di batas jumlah barang, jumlah pengguna, dan fitur laporan. Patokan pindah dari spreadsheet ke aplikasi khusus: lebih dari dua orang ngisi barengan, transaksi lewat 100 baris per hari, atau kamu butuh scan barcode.
Aplikasi stok barang gratis paling masuk akal buat toko kecil ada tujuh, dan salah satunya kemungkinan udah kamu punya sekarang.
Sebelum kamu download apa pun, ada satu hal yang perlu dicek: toko dengan 120 jenis barang dan satu kasir biasanya masih beres pakai spreadsheet.
Aku bakal kasih tujuh pilihannya lengkap sama batasan versi gratisnya, plus patokan kapan kamu beneran perlu pindah.
Ada dua jenis gratis, dan bedanya penting. Aplikasi open source gratis selamanya karena kodenya terbuka, tapi kamu nanggung biaya server dan perawatan. Aplikasi cloud gratis di paket dasar, dengan batas jumlah barang, pengguna, atau transaksi yang sering berubah tiap tahun.
Jadi pertanyaannya bukan berapa harganya, tapi biaya apa yang dipindahin ke kamu. Buat open source, biayanya waktu dan pengetahuan teknis. Buat cloud, biayanya batasan yang bakal kamu tabrak pas toko tumbuh.
Satu hal yang wajib kamu cek sebelum masukin data: aplikasinya bisa ekspor ke Excel atau CSV nggak. Kalau nggak bisa, datamu terkunci di sana.
Urutannya dari yang paling gampang dimulai ke yang paling butuh usaha teknis.
Gratis dengan akun Google, jalan di HP dan komputer, dan bisa diisi beberapa orang barengan. Buat toko dengan di bawah 500 jenis barang, ini sering udah cukup tanpa perlu apa-apa lagi.
Kelebihannya: kamu ngatur kolomnya sendiri, gampang dihubungin ke laporan, dan datanya bisa diekspor kapan aja. Kekurangannya: nggak ada scan barcode bawaan, dan kalau banyak orang ngetik barengan, baris gampang ketimpa.
Cocok kalau kamu udah punya Office atau nyaman kerja luring. Rumus stok akhir, alert restock, dan pivot table buat rekap semuanya jalan tanpa tambahan apa pun. Bentuk file-nya juga gampang dikirim ke akuntan.
Batasannya sama kayak Sheets, plus kolaborasi yang lebih ribet karena file-nya nempel di satu komputer. Titik awal yang enak ada di template Excel stok barang.
Sistem open source yang modul Inventory-nya lumayan lengkap: multi gudang, barcode, dan penerimaan barang bertahap. Versi Community gratis dan bisa dipasang di server sendiri.
Buat siapa: toko yang udah punya orang yang ngerti server, atau siap bayar jasa pasang sekali. Buat pemilik warung yang cuma mau nyatet stok, ini kejauhan.
Open source juga, dan modul stoknya nyambung langsung ke pembelian, penjualan, sampai akuntansi. Fitur yang jarang ada di aplikasi gratis lain: pelacakan nomor batch dan tanggal kadaluarsa, yang berguna banget buat toko makanan.
Sama kayak Odoo, biayanya bukan lisensi tapi waktu pemasangan dan perawatan.
Cloud, ada paket gratis buat volume kecil, dan antarmukanya paling ramah di daftar ini. Kamu bisa langsung nyatet pesanan, kirim barang, dan lihat laporan stok tanpa pasang apa-apa.
Batas paket gratisnya berubah-ubah, biasanya di jumlah pesanan per bulan dan jumlah gudang. Cek halaman harga resminya dulu sebelum mindahin data.
Kuat di sisi visual. Tiap barang bisa dikasih foto, dan pencariannya cepat. Cocok buat usaha yang barangnya mirip-mirip secara nama tapi beda fisik, kayak toko bahan bangunan atau penyewaan alat.
Paket gratisnya batesin jumlah barang dan jumlah pengguna. Kalau katalogmu ratusan SKU, kamu bakal cepat nabrak batasnya.
Di Play Store ada banyak aplikasi stok gratis yang cara kerjanya lurus: daftar barang, tombol masuk, tombol keluar, dan laporan sederhana. Enak buat pencatatan sambil jalan di gudang.
Yang perlu kamu cek sebelum pakai: ada fitur ekspor ke Excel atau nggak, dan datanya nyimpen di HP doang atau ikut ke cloud. Aplikasi yang datanya cuma di HP bakal hilang barengan HP-nya.
Sheets cukup kalau semua ini kepenuhi: jumlah barangmu di bawah 500 jenis, yang ngisi paling banyak dua orang, transaksi harian di bawah 100 baris, dan stoknya cuma di satu tempat. Di kondisi itu, aplikasi khusus nggak nambah kejelasan, cuma nambah langkah.
| Kondisi tokomu | Spreadsheet | Aplikasi khusus |
|---|---|---|
| Di bawah 500 SKU | Cukup | Kejauhan |
| 1 sampai 2 orang ngisi | Cukup | Kejauhan |
| Lebih dari 2 orang barengan | Mulai bentrok | Menang |
| Butuh scan barcode | Nggak bisa | Menang |
| Lebih dari 1 gudang | Repot | Menang |
| Butuh riwayat siapa ngubah apa | Terbatas | Menang |
Rekap mingguan dan bulanan di spreadsheet juga nggak berat kalau formatmu bener. Satu rumus SUMIFS udah bisa narik total masuk dan keluar per barang per periode.
Empat tanda ini yang aku pakai sebagai patokan:
Kalau nggak ada satu pun yang kejadian, pindah aplikasi cuma mindahin masalah. Data stok yang berantakan tetap berantakan di aplikasi baru, karena akarnya di kebiasaan nyatet. Soal ini ada di glossary data quality.
Toko_berkah, warung sembako dengan 120 jenis barang, hampir langganan aplikasi stok berbayar Rp149.000 per bulan gara-gara sering kehabisan barang laris.
Sebelum bayar, mereka ngecek datanya dulu. Dari 120 SKU, cuma 18 SKU yang nyumbang 71 persen transaksi selama 6 minggu. Sisa 102 SKU gerakannya lambat, sebagian cuma laku sekali dalam dua minggu.
Artinya masalahnya bukan aplikasi. Yang dibutuhin cuma batas minimum stok yang bener buat 18 barang itu, dan pengecekan fisik harian khusus buat mereka.
Setelah batas minimum 18 barang itu dinaikin dan dicek tiap sore, kejadian barang laris kosong turun dari 11 kali per bulan jadi 2 kali. Biaya yang keluar: nol rupiah, dan 10 menit sehari.
Aplikasi berbayar tetap masuk rencana, tapi baru pas mereka buka outlet kedua. Sampai situ, spreadsheet plus form laporan stok barang udah nutup kebutuhannya.
1. Milih dari jumlah fitur. Fitur yang nggak kepakai bikin pengisian lebih lama dan karyawan males. Pilih dari fitur yang kamu pakai minggu ini.
2. Nggak ngecek fitur ekspor. Kalau datamu nggak bisa keluar dalam bentuk Excel atau CSV, kamu terkunci di aplikasi itu.
3. Mindahin data yang masih berantakan. Rapiin kode barang dan satuan dulu. Aplikasi baru nggak ngebenerin nama barang yang ditulis tiga versi.
4. Lupa nanya karyawan. Yang ngisi tiap hari bukan kamu. Aplikasi yang ribet di HP mereka bakal ditinggal dalam dua minggu.
5. Nggak bikin cadangan. Layanan gratis bisa berubah aturan atau tutup. Tarik salinan datamu sebulan sekali.
Tergantung jenisnya. Aplikasi open source kayak Odoo Community dan ERPNext gratis selamanya kalau kamu pasang di server sendiri, tapi kamu yang nanggung biaya server dan perawatan. Aplikasi cloud biasanya kasih paket gratis dengan batas jumlah barang, pengguna, atau transaksi, dan batas itu sering berubah. Cek halaman harga resminya sebelum kamu pindahin data.
Cukup buat mayoritas toko kecil. Kalau barangmu di bawah 500 jenis, yang ngisi paling banyak dua orang, dan transaksi harianmu di bawah 100 baris, Sheets sanggup dan gratis. Yang bikin repot bukan jumlah barangnya, tapi jumlah orang yang ngetik barengan. Di atas itu, risiko baris ketimpa dan file lambat mulai kerasa.
Ada empat tanda: kamu butuh scan barcode buat kecepatan kasir, lebih dari dua orang ngisi data barengan, transaksi lewat 100 baris per hari, atau stoknya nyebar di lebih dari satu gudang. Kalau salah satu udah kejadian, spreadsheet mulai jadi sumber selisih. Sebelum itu, pindah aplikasi malah nambah kerjaan tanpa nambah kejelasan.
Cek tiga hal sebelum pakai: datamu disimpan di mana, bisa diekspor ke Excel atau CSV nggak, dan siapa yang bisa akses. Aplikasi yang nggak ngasih fitur ekspor bikin kamu susah pindah kalau nanti layanannya tutup atau naik harga. Biasakan tarik cadangan data sebulan sekali, apa pun aplikasi yang kamu pakai.
Aplikasi HP menang buat pencatatan cepat di lapangan, misalnya pas terima barang di gudang. Aplikasi komputer menang buat rekap dan laporan, karena layarnya luas dan ngetik banyak baris lebih enak. Kalau tokomu satu tempat dan pencatatannya sekali sehari, komputer atau spreadsheet lebih hemat waktu. Kalau kamu keliling gudang, HP yang menang.
Dua hal yang perlu dibawa: aplikasi gratis selalu mindahin biaya ke tempat lain, dan mayoritas toko kecil belum nabrak batas spreadsheet.
Sebelum download apa pun, hitung dulu berapa jenis barangmu, berapa orang yang ngisi data, dan berapa baris transaksi per hari. Tiga angka itu yang nentuin jawabannya.
Kalau ternyata spreadsheet masih cukup, mulai dari template Excel stok barang. Buat referensi rumusnya, cek dokumentasi Microsoft Excel, dan kalau nanti pindah, pastiin metrik stokmu konsisten lewat glossary metric.
Mau praktek langsung? Mulai latihan SQL gratis
Latihan interaktif, langsung di browser.
Punya ratusan angka dan mau tau sebarannya masuk ke rentang mana aja? FREQUENCY ngitung distribusi frekuensi sekali jalan, tanpa nulis COUNTIFS berkali-kali.
SUMIFS ribet kalau kriterianya banyak dan sering ganti. Rumus database Excel kayak DSUM baca kriteria dari sel terpisah, jadi kamu tinggal ubah tabel kecil tanpa nyentuh rumus.
DATEDIF ngasih umur bulat, tapi kadang kamu butuh angka desimal kayak 27,6 tahun buat hitung masa kerja atau bunga. YEARFRAC ngasih pecahan tahun dengan presisi.