TL;DR
Aplikasi stok barang di Excel bisa dibikin sendiri pakai tiga sheet: Master Barang, Barang Masuk, dan Barang Keluar. Stok akhir dihitung otomatis dengan SUMIF yang narik total masuk dan keluar per kode barang, lalu status REORDER muncul lewat rumus IF yang bandingin stok akhir sama batas minimum. Struktur berbasis catatan transaksi ini bikin kamu punya riwayat pergerakan barang, bukan cuma angka sisa.
Aplikasi stok barang di Excel adalah file spreadsheet dengan tiga sheet yang saling nyambung, di mana stok akhir dihitung otomatis dari catatan transaksi masuk dan keluar.
Bedanya sama template stok biasa: kamu nggak nimpa angka sisa tiap hari. Tiap barang masuk dan keluar dicatat sebagai baris baru, dan Excel yang ngitung saldonya.
Hasilnya kamu punya riwayat pergerakan barang, bukan cuma angka terakhir. Di bawah ini langkahnya dari sheet kosong sampai alert stok minimum jalan.
Aplikasi stok barang di Excel adalah file yang misahin data induk barang dari catatan transaksi, lalu ngitung stok akhir pakai rumus. Struktur minimalnya tiga sheet: Master Barang berisi daftar SKU, Barang Masuk berisi pembelian, dan Barang Keluar berisi penjualan atau pemakaian. Stok akhir muncul otomatis di Master.
Kata "aplikasi" di sini bukan berarti kamu bikin program. Yang bikin dia terasa kayak aplikasi itu alurnya: kamu cuma nambah baris, sisanya jalan sendiri.
Kalau kamu cuma butuh satu tabel sederhana tanpa riwayat transaksi, versi ringkasnya ada di template stok barang Excel.
Tiga sheet inti, plus satu sheet opsional buat laporan. Master Barang nyimpen identitas barang yang jarang berubah. Barang Masuk dan Barang Keluar nyimpen transaksi harian. Sheet Laporan isinya pivot table buat ngerangkum pergerakan per bulan.
Struktur kolomnya gini:
| Sheet | Kolom | Contoh isi |
|---|---|---|
| Master | kode, nama, satuan, harga_beli, stok_awal, stok_minimum | BRG-014, Minyak Goreng 2L, botol, 34000, 40, 25 |
| Masuk | tanggal, kode, nama, qty, supplier, no_nota | 2025-07-03, BRG-014, Minyak Goreng 2L, 60, CV Sinar, PO-1123 |
| Keluar | tanggal, kode, nama, qty, tujuan, no_struk | 2025-07-04, BRG-014, Minyak Goreng 2L, 12, Kasir 1, TRX-8890 |
Kolom nama di sheet transaksi sengaja ada biar gampang dibaca manusia. Tapi jangan diketik manual, biar rumus yang ngisi.
Satu aturan yang nyelametin kamu nanti: kode barang harus unik dan formatnya konsisten. BRG-014 dan brg-14 bakal dianggap dua barang berbeda sama rumus.
Tujuh langkah, kira-kira 40 menit kalau daftar barangnya udah siap. Urutannya penting: bikin struktur dulu, baru rumus, baru tampilan. Jangan kebalik.
Buka workbook baru. Ganti nama sheet pertama jadi Master.
Isi baris 1 dengan header: kode, nama, satuan, harga_beli, stok_awal, stok_minimum, total_masuk, total_keluar, stok_akhir, status.
Blok seluruh area lalu tekan Ctrl+T buat ngubahnya jadi Excel Table. Beri nama tblMaster lewat kotak Table Name di ribbon Table Design.
Kenapa Table? Karena range-nya melar sendiri waktu kamu nambah baris, jadi rumus di sheet lain nggak perlu diedit ulang.
Tambah dua sheet baru, kasih nama Masuk dan Keluar.
Header sheet Masuk: tanggal, kode, nama, qty, supplier, no_nota. Header sheet Keluar: tanggal, kode, nama, qty, tujuan, no_struk.
Ubah dua-duanya jadi Table dengan nama tblMasuk dan tblKeluar.
Format kolom tanggal jadi Date, dan kolom qty jadi Number tanpa desimal. Ini nyegah angka kesimpan sebagai teks.
Biar nggak ada typo kode, input kode barang lewat dropdown.
Blok kolom kode di sheet Masuk. Buka Data lalu Data Validation, pilih Allow: List.
Di kotak Source, isi:
=INDIRECT("tblMaster[kode]")Ulangi buat sheet Keluar. Sekarang kasir cuma bisa milih kode yang beneran ada di Master.
Cara kerja dropdown dan variasinya dibahas lengkap di cara membuat dropdown list di Excel.
Di kolom nama sheet Masuk, baris pertama data, tulis:
=IFERROR(VLOOKUP([@kode],tblMaster[[kode]:[nama]],2,FALSE),"")Excel bakal nyalin rumus ini ke tiap baris baru secara otomatis karena areanya berupa Table.
Kalau kamu pakai Excel 365 atau 2021, versi yang lebih bersih:
=IFERROR(XLOOKUP([@kode],tblMaster[kode],tblMaster[nama]),"")Perbandingan dua fungsi ini ada di halaman fungsi XLOOKUP. Buat versi lamanya, cek fungsi VLOOKUP.
Ini inti aplikasinya. Balik ke sheet Master.
Di kolom total_masuk, baris pertama data:
=SUMIF(tblMasuk[kode],[@kode],tblMasuk[qty])Di kolom total_keluar:
=SUMIF(tblKeluar[kode],[@kode],tblKeluar[qty])SUMIF nyari semua baris di sheet transaksi yang kodenya sama, lalu jumlahin kolom qty-nya. Penjelasan argumennya ada di fungsi SUMIF.
Catatan buat pengguna Excel dengan pengaturan regional Indonesia: koma pemisah argumen berubah jadi titik koma. Jadi rumusnya ditulis =SUMIF(tblMasuk[kode];[@kode];tblMasuk[qty]).
Stok akhir itu penjumlahan sederhana. Di kolom stok_akhir:
=[@stok_awal]+[@total_masuk]-[@total_keluar]Status pakai IF bertingkat biar ada tiga level peringatan:
=IF([@stok_akhir]<=0,"HABIS",IF([@stok_akhir]<=[@stok_minimum],"REORDER","AMAN"))Cara baca rumusnya dari kiri. Kalau stok akhir nol atau minus, tulis HABIS. Kalau masih di atas nol tapi udah nyentuh batas minimum, tulis REORDER. Sisanya AMAN.
Kalau IF bertingkat bikin pusing, ada versi yang lebih rapi di fungsi IFS.
Blok kolom status. Buka Home lalu Conditional Formatting, pilih Highlight Cells Rules dan Text that Contains.
Isi REORDER dengan warna kuning, HABIS dengan merah. Sekarang mata kamu langsung ketarik ke barang yang perlu dipesan.
Buat laporan bulanan, blok tblKeluar lalu Insert Pivot Table. Taruh nama di Rows, tanggal di Columns (grup per bulan), dan qty di Values. Jadi deh rekap barang keluar per bulan tanpa rumus tambahan.
Cuma lima. Tabel ini ngerangkum peran masing-masing:
| Rumus | Dipakai di | Tugasnya |
|---|---|---|
| SUMIF | Master | Jumlahin qty per kode barang dari sheet transaksi |
| VLOOKUP atau XLOOKUP | Masuk dan Keluar | Isi nama barang dari kode |
| IFERROR | Masuk dan Keluar | Sembunyiin error waktu kode masih kosong |
| IF bertingkat | Master | Bikin status HABIS, REORDER, AMAN |
| SUMIFS | Master (opsional) | Sama kayak SUMIF tapi bisa dibatasi rentang tanggal |
Kalau nanti kamu butuh saldo per periode, ganti SUMIF jadi SUMIFS:
=SUMIFS(tblMasuk[qty],tblMasuk[kode],[@kode],tblMasuk[tanggal],">=2025-07-01",tblMasuk[tanggal],"<=2025-07-31")Dataset latihan toko_berkah di ngulikdata punya 42 SKU sembako. Selama Juli 2025 ada 318 baris di sheet Masuk dan 1.204 baris di sheet Keluar.
Begitu rumus SUMIF jalan, hasilnya kelihatan dalam satu layar:
| Kode | Nama | Awal | Masuk | Keluar | Akhir | Min | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| BRG-014 | Minyak Goreng 2L | 40 | 120 | 138 | 22 | 25 | REORDER |
| BRG-007 | Beras Premium 5kg | 60 | 150 | 147 | 63 | 30 | AMAN |
| BRG-031 | Gula Pasir 1kg | 35 | 80 | 115 | 0 | 20 | HABIS |
Dari 42 SKU, 6 masuk status REORDER dan 2 udah HABIS di akhir bulan.
Yang menarik ada di angka kedua barang yang habis. Gula pasir sempat kosong 4 hari sebelum restock berikutnya datang.
Dengan rata-rata keluar 3,7 kilo per hari dan margin Rp 1.800 per kilo, kekosongan 4 hari itu setara potensi margin Rp 26.640 yang lewat. Kecil per kejadian, tapi kalau kejadiannya 2 barang tiap bulan, setahunnya lewat Rp 600 ribuan cuma dari dua SKU.
Angka itu yang bikin kolom stok_minimum layak diisi serius, bukan asal tebak.
1. Nulis stok akhir manual. Begitu satu sel diketik tangan, seluruh rantai perhitungan jadi nggak bisa dipercaya. Stok akhir wajib hasil rumus.
2. Nggak pakai Excel Table. Range statis kayak A2:A5000 bikin kamu harus edit rumus tiap data nambah. Table ngurus itu sendiri.
3. Kode barang diketik bebas. Satu spasi di belakang kode bikin SUMIF balik nol. Dropdown Data Validation nutup celah ini.
4. Gabung transaksi masuk dan keluar di satu sheet dengan tanda minus. Bisa jalan, tapi rekonsiliasi sama nota supplier jadi berat. Pisahin lebih gampang diaudit.
5. Nyimpen tanggal sebagai teks. Ini bikin pivot table nggak bisa ngelompokin per bulan. Cek dengan rumus =ISNUMBER(A2), kalau hasilnya FALSE berarti tanggalnya masih teks.
6. Batas minimum diisi angka bulat asal-asalan. Isi dari rata-rata pemakaian harian dikali lama pengiriman supplier, lalu tambah cadangan. Barang dengan lead time 5 hari dan pemakaian 4 unit per hari butuh minimal 20 unit, bukan 10.
Template stok biasa cuma satu tabel berisi angka sisa, dan kamu timpa angkanya tiap kali ada perubahan. Aplikasi stok nyimpen tiap transaksi sebagai baris baru, jadi riwayatnya utuh. Kamu bisa nanya kapan barang terakhir masuk, siapa suppliernya, dan berapa rata-rata keluar per minggu. Angka sisa jadi hasil hitungan, bukan angka yang diketik.
Penyebab paling sering ada dua. Pertama, kode barang di sheet transaksi punya spasi tersembunyi di belakang, jadi Excel nganggap beda. Bungkus pakai TRIM waktu input, atau bersihin dengan Find and Replace. Kedua, ada kode yang kesimpan sebagai teks di satu sheet dan angka di sheet lain. Samain formatnya jadi teks di dua-duanya.
Bisa kalau filenya kamu taruh di OneDrive atau Google Drive dan dibuka lewat Excel for the web atau Google Sheets. Kalau file lokal dipakai barengan, tabrakan penyimpanan bakal sering kejadian. Buat lebih dari tiga orang yang input bareng tiap hari, database beneran lebih aman daripada spreadsheet.
Jangan hapus data transaksinya. Bikin kolom periode di sheet Master, lalu ganti rumus SUMIF jadi SUMIFS dengan tambahan syarat rentang tanggal. Stok akhir bulan lalu jadi stok awal bulan ini. Kalau file udah kelewat besar, arsipkan transaksi tahun lama ke file terpisah dan simpan saldonya sebagai stok awal.
Tiga tanda yang jelas. File udah lewat 50 ribu baris transaksi dan mulai lemot tiap buka. Lebih dari tiga orang input di waktu yang sama. Atau kamu butuh barcode scanner, multi gudang, dan integrasi kasir. Selama belum kena salah satu, Excel masih cukup dan jauh lebih murah.
Tiga sheet, lima rumus, satu aturan kode unik. Itu seluruh isi aplikasinya.
Kunci yang bikin dia awet: stok akhir selalu hasil rumus, dan transaksi nggak pernah ditimpa. Riwayat yang utuh itu yang nanti kepakai waktu kamu mau ngitung barang paling laris atau ngukur lama pengiriman supplier.
Referensi resmi tiap fungsi di atas ada di dokumentasi Microsoft Excel.
Buka Excel sekarang, bikin tiga sheet itu, dan isi 10 barang paling laris di tokomu buat percobaan pertama. Kalau mau lanjut ke pencatatan per barang yang lebih detail, baca kartu stok barang.
Mau praktek langsung? Mulai latihan SQL gratis
Latihan interaktif, langsung di browser.
Punya ratusan angka dan mau tau sebarannya masuk ke rentang mana aja? FREQUENCY ngitung distribusi frekuensi sekali jalan, tanpa nulis COUNTIFS berkali-kali.
SUMIFS ribet kalau kriterianya banyak dan sering ganti. Rumus database Excel kayak DSUM baca kriteria dari sel terpisah, jadi kamu tinggal ubah tabel kecil tanpa nyentuh rumus.
DATEDIF ngasih umur bulat, tapi kadang kamu butuh angka desimal kayak 27,6 tahun buat hitung masa kerja atau bunga. YEARFRAC ngasih pecahan tahun dengan presisi.