TL;DR
Angka yang beda antar tim hampir selalu datang dari definisi yang beda, bukan dari salah hitung. Cara beresinnya adalah bikin kartu definisi metrik yang isinya delapan hal: nama, pertanyaan yang dijawab, rumus, tabel sumber, filter yang dipakai, tingkat rincian, pemilik, dan tanggal berlaku. Setelah disepakati, definisi itu ditulis sekali jadi kode dan semua dashboard ngambil dari situ. Di toko_berkah, tiga versi pelanggan aktif ngasih angka 4.812, 2.106, dan 1.394 buat bulan yang sama.
Angka yang beda antar tim hampir selalu datang dari definisi yang beda, bukan dari salah hitung.
Marketing bilang pelanggan aktif bulan ini 4.812. Tim toko bilang 2.106. Keuangan bilang 1.394.
Rapat habis 40 menit buat debat angka mana yang bener. Padahal ketiganya bener, cuma ngukur hal yang beda.
Panduan ini isinya cara nyusun definisi metrik yang disepakati sekali, dipakai semua orang, dan nggak bikin rapat berikutnya diulang dari nol.
Definisi metrik adalah catatan tertulis yang nyebutin persis gimana satu angka dihitung: rumusnya apa, datanya dari tabel mana, filter apa yang dipakai, dan rentang waktunya gimana. Tanpa catatan ini, tiap orang bikin versinya sendiri, dan semuanya kelihatan benar dari sudut masing-masing.
Bedanya sama KPI begini. KPI adalah metrik yang dipilih jadi target. Definisi metrik adalah aturan hitungnya, dan itu perlu ada buat semua metric, termasuk yang bukan target.
Yang bikin ini sering dilewat: semua orang ngerasa udah paham artinya. Kata pelanggan aktif kedengeran jelas sampai kamu minta tiga orang nulis rumusnya.
Jangan mulai dari semua metrik. Mulai dari yang paling sering dipakai buat ngambil keputusan.
Cara nyarinya: buka lima laporan terakhir yang dikirim ke pimpinan, lalu catat semua angka yang muncul di ringkasan. Biasanya keluar 8 sampai 15 nama.
Dari daftar itu, ambil 5 yang paling sering muncul. Sisanya urus setelah lima ini beres.
Di toko_berkah, lima teratasnya: omzet, jumlah transaksi, pelanggan aktif, rata-rata nilai struk, dan tingkat retur.
Ini langkah yang paling sering dilewat, dan justru yang paling penting.
Kirim pertanyaan yang sama ke tiap tim: tulis rumus metrik ini menurut kamu, dalam satu kalimat. Jangan kasih contoh dulu, biar jawabannya jujur.
Hasil dari toko_berkah buat pelanggan aktif:
| Tim | Definisi versi mereka | Angka Oktober |
|---|---|---|
| Marketing | Semua member yang kartunya terdaftar dan belum kedaluwarsa | 4.812 |
| Tim toko | Member yang transaksi minimal sekali dalam 90 hari terakhir | 2.106 |
| Keuangan | Member yang transaksinya selesai dan nilainya di atas Rp 50.000 dalam bulan berjalan | 1.394 |
Selisih tertingginya 3,5 kali lipat. Buat rapat yang bahas target pertumbuhan, selisih segini bikin keputusannya beda total.
Tulis semuanya apa adanya dulu. Jangan langsung nunjuk yang bener, soalnya tiap tim punya alasan yang masuk akal buat versinya.
Satu metrik, satu kartu, delapan baris. Formatnya tetap buat semua metrik biar gampang dibandingin.
| Bagian | Isinya |
|---|---|
| Nama | Pelanggan aktif |
| Pertanyaan yang dijawab | Berapa member yang masih beneran belanja bulan ini? |
| Rumus | Jumlah pelanggan_id unik yang punya transaksi selesai |
| Tabel sumber | transaksi, member |
| Filter | status = selesai, tanggal dalam 30 hari terakhir, akun uji coba dikecualikan |
| Tingkat rincian | Per bulan, bisa dipecah per kota |
| Pemilik | Manajer operasional toko |
| Berlaku sejak | 1 November 2025 |
Dua baris yang paling sering dilewat orang: pemilik dan tanggal berlaku.
Pemilik itu satu nama orang, bukan nama tim. Kalau ada pertanyaan atau usul perubahan, semua orang tau harus nanya ke siapa.
Tanggal berlaku bikin kamu bisa jelasin kenapa angka September beda sama angka November. Tanpa itu, perubahan definisi keliatan kayak data rusak.
Jangan sepakati lewat chat. Definisi metrik butuh orang yang bisa saling nanya balik.
Susunan rapat yang kepake buat aku:
Poin ketiga sering yang nyelametin rapat. Kamu nggak harus buang dua versi lainnya. Yang harus dibuang adalah nama yang sama buat tiga hitungan berbeda.
Di toko_berkah, hasilnya jadi tiga metrik dengan nama berbeda: pelanggan aktif (30 hari), member terdaftar, dan pelanggan bernilai (belanja di atas Rp 50.000). Semua dipertahankan, semua punya nama sendiri.
Kesepakatan di dokumen bakal luntur dalam sebulan kalau tiap dashboard tetap ngitung sendiri.
Cara paling sederhana: bikin satu view di database yang isinya definisi resmi, lalu semua dashboard ngambil dari view itu.
CREATE VIEW metrik_pelanggan_aktif AS
SELECT
DATE_TRUNC('month', t.tanggal) AS bulan,
t.kota,
COUNT(DISTINCT t.pelanggan_id) AS pelanggan_aktif
FROM transaksi t
JOIN member m ON m.pelanggan_id = t.pelanggan_id
WHERE t.status = 'selesai'
AND m.tipe_akun <> 'uji_coba'
GROUP BY 1, 2;Sekarang kalau definisinya berubah, kamu ubah satu tempat. Semua laporan ikut berubah bareng.
Kalau timmu pakai tool BI, sebagian besar punya tempat khusus buat nyimpen ukuran terpusat. Di Looker Studio, ini bisa lewat field terhitung di sumber data bersama, dan panduannya ada di Pusat Bantuan resmi Looker Studio.
Aturan yang aku pegang: kalau satu metrik dihitung di lebih dari satu tempat, cepat atau lambat dua tempat itu bakal beda.
Dokumen definisi yang disimpen di folder bersama nggak akan dibuka siapa-siapa.
Yang kepake: taruh definisi singkat langsung di sebelah angkanya. Satu baris kecil di bawah kartu skor, atau ikon info yang munculin teks waktu diarahkan kursor.
Contoh teks yang cukup: Pelanggan aktif = member dengan transaksi selesai dalam 30 hari terakhir. Akun uji coba dikecualikan.
Dua puluh kata ini motong mayoritas pertanyaan yang biasanya masuk ke chat kamu. Prinsip nempatin konteks di dekat angkanya juga bagian dari desain dashboard yang enak dipakai.
Buat dashboard yang dibaca pimpinan, konteks kayak gini malah lebih penting dari grafiknya. Bahasan lengkapnya ada di dashboard eksekutif.
Definisi metrik bakal berubah. Yang bikin kacau bukan perubahannya, tapi perubahan yang nggak diumumin.
Aturan minimal yang perlu ada:
Poin terakhir yang paling sering bikin orang hilang kepercayaan. Angka Agustus yang berubah sendiri di bulan November bikin semua orang curiga sama seluruh dashboard.
Sebelum kesepakatan, tiga tim di toko_berkah pakai tiga angka pelanggan aktif. Rapat bulanan rutin kepakai buat rekonsiliasi angka.
Aku catat sendiri waktu rapatnya selama 4 bulan terakhir sebelum perubahan. Rata-rata 22 menit per rapat habis cuma buat nyocokin definisi, dari total 60 menit.
Setelah kartu definisi dipakai dan view-nya jadi satu, angka itu turun jadi rata-rata 4 menit di 3 rapat berikutnya. Hemat 18 menit per rapat, dengan 7 orang hadir.
Kalau dihitung kasar, itu 2 jam kerja gabungan yang balik tiap bulan, cuma dari satu tabel delapan baris.
Efek yang nggak aku duga: jumlah permintaan data dadakan ke aku turun juga. Sebelumnya banyak yang nanya cuma buat mastiin angka mereka bener.
Bikin dokumen 40 metrik sekaligus. Nggak akan selesai, dan yang selesai pun nggak dibaca. Lima dulu.
Nulis definisi pakai bahasa teknis doang. Kalau isinya cuma potongan SQL, orang non teknis nggak bisa ikut menyepakati. Tulis kalimat manusianya dulu, kodenya di bawah.
Nunjuk tim sebagai pemilik. Kepemilikan yang dipegang tim artinya nggak ada yang megang. Tulis satu nama.
Maksa satu definisi buat semua kebutuhan. Kadang emang butuh dua ukuran berbeda. Kasih nama berbeda, jangan paksa jadi satu.
Nyimpen definisi di tempat yang beda dari dashboardnya. Jarak antara angka dan penjelasannya harus nol. Kalau orang perlu buka tab lain, mereka nggak akan buka.
Orang yang paling dirugikan kalau angkanya salah, dan biasanya itu bukan tim data. Buat metrik penjualan, pemiliknya manajer penjualan. Buat metrik operasional toko, pemiliknya manajer operasional. Tim data yang nulis kodenya dan jaga konsistensinya, tapi keputusan soal arti bisnisnya ada di orang yang pakai angkanya buat ngambil keputusan. Tulis satu nama, bukan nama tim.
Bikin dua metrik dengan nama berbeda. Masalahnya bukan ada dua cara hitung, tapi dua cara hitung yang dipanggil dengan nama sama. Contohnya pelanggan aktif 30 hari dan member terdaftar bisa hidup berdampingan tanpa bikin bingung. Yang wajib disepakati cuma satu: mana yang jadi angka resmi kalau muncul di laporan gabungan buat pimpinan.
Nggak buat lima sampai dua puluh metrik. Satu halaman di Notion atau Google Docs plus satu view di database udah cukup, asal dua-duanya selalu sinkron. Tool khusus kayak lapisan semantik baru kepake waktu jumlah metriknya di atas lima puluh dan ada banyak tim yang bikin laporan sendiri. Mulai dari yang sederhana, pindah waktu perawatan manualnya mulai gagal.
Cukup detail sampai dua orang yang belum pernah ketemu bisa nulis query yang hasilnya sama. Itu ukurannya. Praktiknya berarti kamu wajib nyebut filter status, penanganan data uji coba, dan rentang waktunya. Yang nggak perlu ditulis: nama alias tabel dan urutan join, soalnya itu detail penulisan yang nggak ngubah hasil.
Umumin minimal seminggu sebelum berlaku, sebutkan angka sebelum dan sesudah buat satu periode yang sama, dan kasih catatan di dashboard di titik tanggal perubahannya. Menyimpan definisi lama juga penting, jangan dihapus. Orang yang buka laporan enam bulan lalu perlu tau angka itu dihitung pakai aturan yang mana waktu itu.
Debat angka di rapat itu mahal, dan penyebabnya biasanya cuma satu kalimat yang nggak pernah ditulis.
Kartu delapan baris, satu view di database, dan satu nama pemilik. Itu isi seluruh sistemnya.
Coba ambil satu metrik yang paling sering diperdebatkan di timmu, tanya tiga orang gimana rumusnya, dan bandingin jawabannya. Kalau ketiganya beda, kamu udah punya bahan buat rapat 30 menit minggu ini. Setelah itu, rapiin tampilannya pakai panduan memilih chart yang tepat.
Mau praktek langsung? Mulai latihan SQL gratis
Latihan interaktif, langsung di browser.
Dashboard penjualan yang rapi bisa kamu bikin cuma pakai Google Sheets, tanpa Looker Studio, tanpa add-on, tanpa bayar apa pun. Ini urutan 6 langkahnya, lengkap dengan rumusnya.
Dashboard buat mantau angka yang berubah tiap hari. Laporan buat jawab satu pertanyaan sekali dan tuntas. Salah pilih, kerjaanmu kebuang.
Delapan KPI keuangan yang beneran dibuka CFO tiap bulan, rumusnya, dan cara nyusunnya jadi satu dashboard yang kebaca dalam 90 detik.