Laporan Penjualan Tokopedia: Membersihkan Export Jadi Laporan Rapi

File export penjualan Tokopedia berisi satu baris untuk tiap produk di tiap invoice, dan bentuknya belum siap dipivot begitu diunduh.

Angka rupiahnya sering kebaca sebagai teks. Status batal ikut kebawa. Penulisan SKU-nya nggak konsisten.

Tiga hal itu yang bikin rekapmu meleset tanpa satu pesan error pun muncul. Artikel ini nunjukin cara bersihinnya pakai Power Query, plus satu contoh nyata di mana produk terlaris ngumpet gara-gara nama SKU-nya ditulis tiga versi.

Gimana cara download laporan penjualan Tokopedia?

Laporan penjualan Tokopedia diunduh dari Seller Admin lewat menu daftar pesanan. Kamu pilih rentang tanggal dan status pesanan, lalu minta unduh laporan. Filenya nggak langsung jadi, tapi dikirim ke email atau muncul di daftar unduhan beberapa menit kemudian dalam format Excel.

1. Buka Seller Admin lewat browser di laptop.
2. Masuk ke menu Penjualan, lalu buka daftar pesanan.
3. Set rentang tanggal. Ambil per bulan penuh biar gampang dibandingin.
4. Klik Unduh Laporan, pilih jenis laporan pesanan.
5. Tunggu prosesnya, lalu ambil filenya dari daftar unduhan atau email.

Posisi tombol dan nama menunya kadang geser antar versi Seller Admin. Patokannya tetap sama: daftar pesanan, filter tanggal, unduh laporan.

Angka trafik dan tingkat konversi ada di halaman wawasan penjualan, bukan di file ini. File pesanan cuma nyimpen transaksi yang udah jadi.

Kenapa export Tokopedia nggak bisa langsung dipivot?

Ada lima masalah yang muncul hampir di tiap file export marketplace, dan Tokopedia bukan pengecualian.

Masalah	Tandanya	Akibatnya kalau dibiarin
Angka jadi teks	Isi sel rata kiri, bukan rata kanan	SUM dan SUMIFS balikin nol
Tanggal jadi teks	Filter tanggal nggak nawarin pilihan bulan	Rekap bulanan nggak bisa dibikin
Status batal ikut	Ada baris berstatus batal atau dikembalikan	Omzet kelihatan lebih besar dari kenyataan
SKU ditulis beda-beda	Satu barang muncul di beberapa baris rekap	Produk terlaris kepecah dan turun peringkat
Satu invoice banyak baris	Nomor invoice berulang	Jumlah pesanan kehitung dobel

Masalah keempat yang paling sering nggak ketahuan. Dia nggak bikin total salah, tapi bikin urutan produkmu salah, dan justru urutan itu yang dipakai buat ngambil keputusan stok.

Konsep umumnya ada di glosarium data cleansing.

Gimana cara bersihin export Tokopedia pakai Power Query?

Enam langkah, dan sekali disusun kamu nggak perlu ngulang bulan depan.

1. Muat filenya. Data > Get Data > From File > From Workbook. Pilih sheet yang berisi data, lalu klik Transform Data, bukan Load.
2. Naikin baris header. Kalau baris pertama masih judul laporan, hapus baris atasnya, lalu klik Use First Row as Headers.
3. Set tipe kolom. Kolom rupiah jadi Decimal Number, kolom jumlah jadi Whole Number, kolom waktu jadi Date. Ini langkah yang paling nentuin.
4. Filter status. Klik panah di kolom status, centang cuma yang selesai. Batal dan pengembalian dibuang di sini, di awal.
5. Standarin SKU. Pilih kolom SKU, lalu Transform > Format > Trim, terus UPPERCASE. Ini beresin selisih spasi dan huruf besar kecil.
6. Buang kolom yang nggak dipakai. Sisain sekitar 10 kolom. Klik Close & Load To, pilih Table.

Langkah 5 cuma beresin masalah spasi dan kapital. Buat penulisan yang beneran beda, kamu butuh tabel pemetaan.

Bikin tabel pemetaan SKU

Siapkan satu sheet dua kolom, lalu jadiin Table dengan nama map_sku:

sku_mentah          | sku_standar
BRS-5KG             | BRS5
BERAS 5 KG          | BRS5
beras5kg            | BRS5
MNY-2L              | MNY2
MINYAK 2 LITER      | MNY2

Di Power Query, pakai Merge Queries buat nyambungin tabel penjualan sama map_sku lewat kolom sku_mentah. Tiap ketemu penulisan baru, tambah satu baris di sheet pemetaan.

Aturannya kesimpen, jadi bulan depan otomatis kepakai lagi. Ini yang bikin cara ini menang jauh dibanding find and replace manual.

Dokumentasi resmi tiap langkah transformasi ada di halaman Power Query Microsoft Learn.

Rumus mana yang dipakai buat rekapnya?

Setelah datanya bersih dan berbentuk Table bernama tbl_tokped, rekapnya jadi gampang.

Kolom bantu bulan:
=TEXT([@[Tanggal Pembayaran]], "yyyy-mm")

Omzet bersih per baris:
=[@[Total Penjualan]] - [@[Diskon Toko]] - [@[Biaya Layanan]]

Omzet per bulan:
=SUMIFS(tbl_tokped[omzet_bersih], tbl_tokped[bulan], A2)

Unit terjual per SKU standar:
=SUMIFS(tbl_tokped[Jumlah], tbl_tokped[sku_standar], A2)

Penjelasan argumennya ada di halaman fungsi SUMIFS. Buat narik nama produk dan harga modal dari sheet master, pakai XLOOKUP.

Buat jumlah pesanan, jangan pakai jumlah baris. Satu invoice bisa isi beberapa produk:

=COUNTA(UNIQUE(FILTER(tbl_tokped[Nomor Invoice], tbl_tokped[bulan]=A2)))

Contoh kasus: toko_berkah di Tokopedia, Juni 2025

Aku pakai dataset toko_berkah, toko sembako dari Bekasi yang jualan online. File export Juni 2025 isinya 3.204 baris mentah.

Setelah dibersihin:

Tahap	Sisa baris	Yang kebuang
File mentah	3.204	-
Buang baris judul dan kosong	3.202	2 baris
Filter status selesai	3.074	128 baris batal
Hasil akhir	3.074 baris = 1.417 invoice	-

128 baris batal itu nilainya Rp 7.100.000. Kalau kamu skip langkah filter, laporanmu ngelebihin omzet segitu, sekitar 4,2 persen dari nilai kotor.

Ringkasan uangnya:

Komponen	Nilai	% dari kotor
Total penjualan kotor	Rp 168.900.000	100%
Diskon toko	Rp 9.400.000	5,6%
Biaya layanan	Rp 6.750.000	4,0%
Omzet bersih	Rp 152.750.000	90,4%

Temuan yang paling bikin kaget

Sebelum SKU distandarin, rekap produk terlaris kelihatan begini:

1. Gula pasir 1 kg        612 unit
2. Minyak goreng 2 L      548 unit
3. Telur 1 kg             503 unit
...
7. BERAS 5 KG             198 unit
9. BRS-5KG                171 unit
12. beras5kg              149 unit

Tiga baris di bawah itu barang yang sama persis. Ditulis tiga versi gara-gara input SKU-nya beda orang beda bulan.

Setelah digabung: 518 unit. Beras 5 kg lompat dari peringkat 7 ke peringkat 3.

Bedanya bukan cuma di daftar. Toko ini sempat mau ngurangin stok beras 5 kg karena angkanya kelihatan kecil di rekap. Satu langkah pembersihan SKU nyelametin keputusan stok yang salah arah.

Kesalahan umum ngolah export Tokopedia

1. Nge-load langsung tanpa Transform Data. Kalau kamu klik Load, semua masalah tipe kolom kebawa ke sheet. Selalu masuk ke editor dulu.

2. Benerin angka pakai find and replace manual. Bulan depan kamu harus ngulang. Set tipe kolom di Power Query, sekali doang.

3. Filter status di akhir. Kalau kamu udah bikin pivot lalu baru nyadar batalnya ikut, semua angka harus dihitung ulang. Filter di awal.

4. Ngitung invoice pakai COUNTA. Di data Juni tadi, 3.074 baris cuma 1.417 invoice. Selisihnya lebih dari dua kali lipat.

5. Nyampur ongkir ke omzet. Ongkos kirim yang dibayar pembeli itu punya kurir, bukan punya kamu.

6. Nimpa file export aslinya. Simpan mentahan di folder terpisah dan jangan disentuh. Power Query baca dari file itu, jadi kalau kamu edit isinya, hasil refresh-mu ikut berubah tanpa jejak.

Gimana gabungin banyak bulan otomatis?

Bikin folder khusus, misalnya export-tokped. Taruh semua file bulanan di situ.

1. Data > Get Data > From File > From Folder.
2. Pilih foldernya, klik Combine & Transform Data.
3. Power Query numpuk semua file jadi satu tabel dan nambahin kolom Source.Name.
4. Pakai kolom itu sebagai penanda bulan, atau ambil bulannya dari kolom tanggal.

Bulan depan kamu cuma perlu taruh file baru di folder itu, lalu klik Refresh All. Semua langkah pembersihan jalan ulang sendiri.

Teknik transformasi lanjutan buat data yang bentuknya melebar ada di panduan unpivot Power Query.

FAQ

Kenapa angka rupiah dari export Tokopedia nggak bisa dijumlah?

Biasanya karena angkanya masih berbentuk teks. Ciri paling gampang, isi selnya rata kiri padahal angka normal rata kanan. Penyebabnya bisa titik pemisah ribuan, spasi tersembunyi, atau awalan Rp yang ikut kebawa. Kalau kamu jumlahin pakai SUM, hasilnya nol tanpa pesan error sama sekali. Ubah tipe kolomnya jadi Decimal Number di Power Query sebelum dimuat ke sheet.

Bedanya total di Wawasan Penjualan sama total di file export apa?

Dua-duanya benar, cuma beda cara ngitung. Halaman wawasan biasanya nampilin nilai kotor pada periode tertentu dan sering pakai tanggal pembayaran. File export bisa pakai tanggal pesanan dibuat, dan belum motong biaya layanan maupun diskon toko. Sebelum bandingin, samain dulu tanggal patokan dan status pesanan yang ikut dihitung di kedua sumber.

Gimana cara gabungin file export beberapa bulan sekaligus?

Simpan semua file bulanan di satu folder khusus, lalu di Excel pilih Data, Get Data, From File, From Folder. Power Query bakal numpuk semua file jadi satu tabel dan otomatis nambahin kolom nama file yang bisa kamu pakai sebagai penanda bulan. Bulan depan kamu cukup taruh file baru di folder itu dan klik Refresh All, tanpa ngulang setingan.

SKU aku ditulis beda-beda, gimana cara nyatuinnya?

Bikin satu sheet master berisi dua kolom: SKU mentah dan SKU standar. Di Power Query, gabungin tabel penjualan sama master itu pakai Merge Queries. Tiap ketemu penulisan baru yang belum ada di master, tambahin satu baris. Cara ini lebih aman daripada find and replace manual, karena aturannya tersimpan dan kepakai lagi otomatis bulan berikutnya.

Perlu pakai Power Query atau cukup rumus biasa?

Kalau kamu cuma ngolah satu file sekali seumur hidup, rumus biasa cukup. Tapi kalau tiap bulan kamu ngulang proses yang sama, Power Query lebih hemat. Semua langkah pembersihanmu tersimpan sebagai urutan yang bisa dijalanin ulang cuma dengan klik Refresh. Sekali kamu susun, kerjaan rutin bulanan yang tadinya sejam bisa selesai dalam hitungan detik.

Penutup

Tiga hal yang paling nentuin kualitas laporan penjualan Tokopedia kamu:

• Set tipe kolom di Power Query, jangan benerin angka satu per satu.
• Filter status selesai di awal. Di data Juni toko_berkah, itu Rp 7,1 juta yang seharusnya nggak kehitung.
• Standarin SKU pakai tabel pemetaan. Beras 5 kg tadi lompat 4 peringkat cuma gara-gara langkah ini.

Buka file export bulan lalu punyamu, lalu bikin satu pivot sederhana per SKU. Kalau ada dua baris yang kamu curigai barang yang sama, kamu baru aja nemu masalah yang sama.

Kerangka laporan bulanan yang siap pakai ada di template laporan penjualan Excel.