TL;DR
Ada empat format laporan penjualan yang umum dipakai: log transaksi sebagai data mentah, rekap per produk buat lihat yang laku, matriks periode buat lihat tren antar bulan, dan dashboard buat rapat. Log transaksi wajib ada karena tiga format lain dihitung dari situ. Tiga sisanya dipilih berdasarkan pertanyaan yang mau kamu jawab, bukan berdasarkan mana yang paling rapi dilihat.
Ada empat format laporan penjualan yang umum dipakai, dan tiap format jawab pertanyaan yang berbeda: log transaksi, rekap per produk, matriks periode, dan dashboard.
Salah pilih format bikin kamu kerja dua kali. Bikin matriks bulanan cantik, terus atasan nanya penjualan per metode bayar, dan angkanya nggak ada karena detailnya udah keburu diringkas.
Di bawah ini isi tiap format, kelebihan dan kekurangannya, tabel pembanding, plus contoh urutan pemakaiannya di data toko.
Log transaksi adalah tabel datar berisi tiap item yang terjual dalam satu baris. Kolomnya tetap dari baris pertama sampai terakhir, dan nggak ada baris total nyempil di tengah. Format ini yang jadi sumber buat tiga format lainnya.
Bentuknya kira-kira gini:
| tanggal | no_struk | produk | qty | harga | total | bayar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 11/07/2025 | 0431 | Minyak Goreng 1L | 2 | 18.500 | 37.000 | Tunai |
| 11/07/2025 | 0431 | Gula Pasir 1kg | 1 | 16.000 | 16.000 | Tunai |
| 11/07/2025 | 0432 | Mie Instan | 5 | 3.400 | 17.000 | QRIS |
Kelebihan: semua pertanyaan bisa dijawab dari sini, termasuk pertanyaan yang belum kepikiran hari ini.
Kekurangan: nggak enak dibaca langsung. Lima ribu baris nggak ngasih tau apa-apa tanpa diolah dulu.
Pakai kalau: selalu. Ini bukan pilihan, ini pondasi. Susunan kolomnya aku bahas di struktur tabel laporan penjualan.
Rekap per produk ngerangkum log transaksi jadi satu baris per barang, berisi jumlah unit terjual dan total omzetnya. Biasanya diurut dari omzet terbesar, dan ditambah kolom persentase kontribusi.
Paling gampang dibikin pakai pivot table. Taruh nama produk di Rows, jumlah dan total di Values, lalu urutkan menurun.
Kelebihan: langsung nunjukin barang mana yang nyumbang paling besar. Kalau kamu tambahin kolom persentase kumulatif, kamu bisa lihat berapa produk yang nutup 80 persen omzet, sesuai prinsip Pareto.
Kekurangan: nggak nunjukin perubahan waktu. Produk yang penjualannya turun tiga bulan berturut tetap kelihatan aman selama total setahunnya besar.
Pakai kalau: kamu lagi nentuin stok, mau ngurangin jenis barang, atau nyari produk yang layak dipromoin.
Matriks periode nempatin produk atau kategori di baris, dan bulan di kolom. Isi selnya omzet atau jumlah unit. Satu tabel, langsung kelihatan naik turunnya.
| Kategori | Apr | Mei | Jun | Tren |
|---|---|---|---|---|
| Sembako | 41,2 jt | 52,8 jt | 39,6 jt | Naik pas Ramadan, balik lagi |
| Minuman | 12,4 jt | 14,1 jt | 15,9 jt | Naik terus |
| Peralatan | 8,7 jt | 7,2 jt | 6,1 jt | Turun tiga bulan |
Kelebihan: tren kelihatan tanpa perlu grafik. Baris peralatan di tabel itu langsung ngasih sinyal masalah.
Kekurangan: makin banyak produk, makin nggak kebaca. Batasi di level kategori atau 15 produk teratas.
Pakai kalau: kamu udah punya data minimal tiga bulan dan mau lihat arah pergerakannya.
Dashboard nampilin empat sampai enam angka utama di atas, terus dua atau tiga grafik di bawahnya. Angka utamanya biasanya omzet periode ini, jumlah transaksi, rata-rata belanja per struk, dan pertumbuhan dibanding periode sebelumnya.
Rata-rata belanja per struk itu yang biasa disebut average order value, dan seringnya lebih informatif daripada omzet total.
Kelebihan: satu layar cukup buat rapat. Orang yang nggak buka spreadsheet tiap hari tetap bisa ngerti kondisinya.
Kekurangan: paling lama dibikin dan paling gampang rusak. Satu kolom yang pindah di data mentah bisa bikin semua grafiknya salah tanpa pesan error.
Pakai kalau: ada orang lain yang harus lihat angkanya rutin. Kalau cuma kamu sendiri yang baca, format kedua dan ketiga udah cukup. Langkah bikinnya ada di cara bikin dashboard Excel.
| Format | Jawab pertanyaan | Butuh data | Waktu bikin | Bisa dipecah lagi? |
|---|---|---|---|---|
| Log transaksi | Semua, tapi perlu diolah dulu | Sejak hari pertama | 20 menit setup | Ya |
| Rekap per produk | Barang apa yang paling nyumbang omzet | Minimal 1 bulan | 5 menit | Sebagian |
| Matriks periode | Naik atau turun dibanding bulan lalu | Minimal 3 bulan | 10 menit | Nggak |
| Dashboard | Kondisi umum buat orang lain | Minimal 3 bulan | 1 sampai 2 jam | Nggak |
Kolom terakhir yang paling sering dilupain. Begitu data diringkas jadi matriks atau dashboard, detailnya hilang. Makanya log transaksi harus tetap disimpan utuh.
Cara kerja pivot table yang jadi mesin di balik tiga format terakhir ada di dokumentasi PivotTable Microsoft.
Data toko_berkah punya Ngulik Data isinya 8.400 transaksi warung kelontong di Semarang selama tiga bulan. Ini urutan format yang beneran kepakai, dan apa yang muncul dari tiap tahap.
Bulan pertama, cuma log transaksi. Nggak ada insight apa-apa selain omzet harian. Wajar, karena satu bulan belum bisa dibandingin sama apa-apa.
Awal bulan kedua, tambah rekap per produk. Dari 142 produk, ternyata 18 produk teratas nyumbang 80 persen omzet. Sisanya 124 produk cuma nyumbang 20 persen, tapi makan hampir separuh rak.
Akhir bulan ketiga, tambah matriks periode. Di sini muncul angka yang paling berguna: kategori peralatan rumah tangga turun 30 persen dalam tiga bulan, dari Rp 8,7 juta ke Rp 6,1 juta.
Rekap per produk nggak pernah nunjukin ini. Di rekap tiga bulan gabungan, peralatan tetap kelihatan sebagai kategori nomor tiga dan nggak ada yang mencurigakan.
Keputusan yang berubah: rak peralatan dipangkas dari dua rak jadi satu, dan sisanya dipakai buat nambah stok minuman yang justru naik tiga bulan berturut.
Langsung bikin matriks tanpa log transaksi. Ini jalan buntu. Begitu ada pertanyaan baru, datanya nggak bisa dipecah lagi.
Bikin dashboard sebelum punya data tiga bulan. Grafik dari data satu bulan cuma nampilin garis lurus. Nunggu dulu, dan pakai rekap per produk sementara.
Nyampur format dalam satu sheet. Log transaksi di atas, rekap di bawahnya, terus grafik di samping. Sekali kamu nambah baris transaksi, semuanya berantakan. Satu sheet satu format.
Ngurutin rekap produk pakai jumlah unit doang. Produk murah yang laku ratusan biji bisa kalah kontribusi sama satu produk mahal. Urutin pakai omzet, terus lihat kolom unit sebagai konteks.
Bikin matriks dengan 100 baris produk. Nggak ada yang bisa baca tabel segitu. Ringkas ke kategori, atau batasi ke 15 produk teratas plus satu baris Lainnya.
Log transaksi dulu, itu wajib. Satu baris satu item terjual, lengkap dengan tanggal dan harga. Setelah jalan sebulan, tambahin rekap per produk supaya kamu tau barang mana yang paling nyumbang omzet. Matriks periode dan dashboard baru berguna kalau kamu udah punya data minimal tiga bulan, karena dua format itu gunanya buat lihat perubahan antar waktu.
Rekap per produk jawab pertanyaan barang apa yang paling laku dalam satu periode. Matriks periode jawab pertanyaan apakah penjualan barang itu naik atau turun antar bulan. Rekap per produk cuma butuh data satu bulan, sementara matriks periode butuh minimal tiga bulan supaya polanya kelihatan. Dua-duanya dibikin dari log transaksi yang sama.
Perlu cuma kalau ada orang lain yang harus lihat angkanya secara rutin, misalnya rekan bisnis atau investor. Kalau kamu satu-satunya yang baca laporan, rekap per produk dan matriks periode udah cukup. Dashboard makan waktu paling lama buat dibikin dan paling gampang basi kalau kolom di data mentahnya berubah.
Jangan. Matriks itu hasil rangkuman, dan datanya nggak bisa dipecah lagi ke bawah. Begitu kamu butuh jawaban baru, misalnya penjualan per metode bayar, angkanya nggak ada karena detailnya udah hilang saat diringkas. Selalu simpan log transaksi sebagai sumber, dan bikin matriksnya di sheet terpisah pakai pivot table.
Log transaksi butuh sekitar 20 menit buat nyusun kolomnya, lalu beberapa menit sehari buat ngisi. Rekap per produk lewat pivot table cuma butuh sekitar 5 menit sekali setup, terus tinggal di-refresh. Matriks periode mirip, sekitar 10 menit. Dashboard paling lama, biasanya 1 sampai 2 jam untuk versi pertama yang layak dilihat orang lain.
Yang perlu kamu pegang:
Cek file penjualanmu sekarang, dan jujur aja: itu log transaksi atau udah terlanjur berupa rangkuman? Kalau yang kedua, mulai simpan versi mentahnya dari bulan ini juga.
Buat mulai dari format paling dasar, ikutin laporan penjualan sederhana satu sheet delapan kolom. Kalau butuh kerangka siap pakai, ambil template laporan penjualan Excel.
Mau praktek langsung? Mulai latihan SQL gratis
Latihan interaktif, langsung di browser.
Punya ratusan angka dan mau tau sebarannya masuk ke rentang mana aja? FREQUENCY ngitung distribusi frekuensi sekali jalan, tanpa nulis COUNTIFS berkali-kali.
SUMIFS ribet kalau kriterianya banyak dan sering ganti. Rumus database Excel kayak DSUM baca kriteria dari sel terpisah, jadi kamu tinggal ubah tabel kecil tanpa nyentuh rumus.
DATEDIF ngasih umur bulat, tapi kadang kamu butuh angka desimal kayak 27,6 tahun buat hitung masa kerja atau bunga. YEARFRAC ngasih pecahan tahun dengan presisi.