Dashboard Stok Barang dengan Kartu Peringatan Stok Minimum

Dashboard stok yang berguna cuma perlu jawab satu pertanyaan tiap pagi: barang mana yang harus dipesan hari ini.

Bukan berapa total nilai persediaan, bukan grafik tren enam bulan. Itu semua buat rapat, bukan buat orang yang lagi berdiri di depan rak.

Di bawah ini cara bikin dashboard stok dengan kartu peringatan: rumus titik pesan ulang, cara nentuin cadangan, dan cara bikin barisnya nyala warna sendiri waktu stoknya kritis.

Apa itu kartu peringatan stok minimum?

Kartu peringatan stok minimum adalah elemen dashboard yang nampilin berapa banyak SKU yang stoknya udah nyentuh atau lewat batas aman. Angkanya satu, besar, dan bisa diklik buat lihat daftar barangnya.

Batas aman itu bukan angka bulat yang kamu tebak. Namanya titik pesan ulang, dan tiap barang punya angkanya sendiri tergantung seberapa cepat lakunya dan seberapa lama pemasok kirim.

Ini salah satu KPI operasional yang paling langsung ngaruh ke uang. Kehabisan barang laris artinya kehilangan penjualan. Kelebihan barang lambat artinya uang nyangkut di rak.

Gimana cara ngitung titik pesan ulang?

Titik pesan ulang adalah jumlah stok saat kamu harus mulai memesan supaya barang nggak habis sebelum kiriman datang. Rumusnya:

Titik pesan ulang = (rata-rata pemakaian harian x waktu tunggu) + safety stock

Contoh konkret. Beras premium 5 kg laku rata-rata 12 karung per hari. Pemasok butuh 5 hari dari pesan sampai barang sampai. Safety stock 18 karung.

Titik pesan ulang = (12 x 5) + 18 = 78 karung

Artinya begitu stok beras premium nyentuh 78 karung, kamu pesan. Nggak nunggu sampai tinggal 20.

Nentuin safety stock

Safety stock itu cadangan buat hari yang lebih ramai dari biasanya, atau pemasok yang telat. Rumus yang paling gampang dipakai tanpa statistik:

Safety stock = (pemakaian harian tertinggi x waktu tunggu terlama)
             - (pemakaian harian rata-rata x waktu tunggu rata-rata)

Pakai contoh beras tadi. Hari tersibuk laku 16 karung, dan pernah sekali pemasok telat sampai 6 hari.

Safety stock = (16 x 6) - (12 x 5) = 96 - 60 = 36 karung

Kalau data historis kamu belum lengkap, mulai dari 20% titik pesan ulang, lalu koreksi tiap tiga bulan berdasarkan berapa kali kamu kehabisan.

Gimana cara bikin tabel perhitungannya di Google Sheets?

Susun satu sheet bernama stok dengan kolom di bawah ini. Kolom A sampai D diisi manual atau dari sistem, kolom E sampai I rumus.

Kolom	Isi	Sumber
A: sku	Kode barang	Master produk
B: nama	Nama barang	Master produk
C: stok_kini	Jumlah fisik saat ini	Sistem kasir atau opname
D: waktu_tunggu	Hari dari pesan sampai datang	Kesepakatan pemasok
E: pakai_harian	Rata-rata terjual per hari	Rumus
F: safety	Stok cadangan	Rumus
G: titik_pesan	Ambang batas pemesanan	Rumus
H: hari_tersisa	Perkiraan stok habis dalam berapa hari	Rumus
I: status	Aman, segera pesan, atau kritis	Rumus

1. Hitung rata-rata pemakaian harian dari 30 hari terakhir.

   =IFERROR(SUMIFS(penjualan!C:C; penjualan!A:A; $A2; penjualan!B:B; ">="&TODAY()-30) / 30; 0)

   Kolom A di sheet penjualan berisi sku, kolom B tanggal, kolom C qty terjual. Fungsi SUMIFS yang ngerjain penjumlahan bersyaratnya.
2. Hitung safety stock. Kalau kamu punya kolom qty harian tertinggi di sheet terpisah, pakai selisih rumus di atas. Versi cepatnya:

   =ROUND($E2 * $D2 * 0,3; 0)

   Ini setara 30% dari kebutuhan selama waktu tunggu.
3. Hitung titik pesan ulang.

   =ROUND($E2 * $D2 + $F2; 0)

4. Hitung hari tersisa.

   =IFERROR(ROUND($C2 / $E2; 0); 999)

   Nilai 999 dipakai buat barang yang nggak pernah laku, biar nggak muncul sebagai error. Barang model ini nanti ketangkap di kartu dead stock.
5. Tentukan status.

   =IFS($C2 = 0; "Habis"; $C2 <= $F2; "Kritis"; $C2 <= $G2; "Segera pesan"; TRUE; "Aman")

   Urutan kondisinya penting. IFS berhenti di kondisi pertama yang benar, jadi taruh yang paling gawat di depan. Kalau kamu masih pakai IF bertingkat, logikanya sama.

Kartu apa aja yang ditaruh di dashboard stok?

Empat kartu, ditaruh di baris paling atas.

Kartu	Rumus	Dipakai kapan
SKU perlu dipesan	=COUNTIF(stok!I:I; "Segera pesan") + COUNTIF(stok!I:I; "Kritis")	Tiap pagi
SKU stok nol	=COUNTIF(stok!I:I; "Habis")	Tiap pagi
Nilai persediaan	=SUMPRODUCT(stok!C2:C500; stok!J2:J500)	Rapat mingguan
Nilai dead stock	=SUMPRODUCT((stok!H2:H500=999)*stok!C2:C500*stok!J2:J500)	Rapat bulanan

Kolom J di sini harga modal per unit. Fungsi SUMPRODUCT yang ngaliin dua kolom lalu jumlahin hasilnya dalam satu langkah.

Di bawah empat kartu itu, taruh satu tabel yang udah difilter cuma berisi status Kritis dan Habis, diurutkan dari hari tersisa paling sedikit. Itu daftar belanja hari ini.

Gimana bikin barisnya nyala warna sendiri?

Conditional formatting yang dipakai di kolom status, tapi diterapkan ke seluruh baris biar gampang dibaca.

1. Blok range A2:J500.
2. Buka Format lalu Conditional formatting.
3. Pilih Custom formula is, isi =$I2="Habis", kasih latar merah muda.
4. Tambah aturan baru: =$I2="Kritis", kasih latar oranye muda.
5. Tambah aturan ketiga: =$I2="Segera pesan", kasih latar kuning muda.

Tanda dolar sebelum huruf I itu yang bikin aturannya ngunci ke kolom status sambil tetap ngikutin nomor baris. Tanpa itu, warnanya bakal muncul acak. Langkah detailnya ada di panduan resmi conditional formatting Google Sheets.

Contoh kasus: 412 SKU di toko_berkah

Dataset latihan toko_berkah punya 412 SKU aktif dengan total nilai persediaan Rp 186,4 juta. Setelah dashboard ini dipasang, ini isi keempat kartunya di akhir Oktober 2025:

Kartu	Angka
SKU perlu dipesan	37
SKU stok nol	9
Nilai persediaan	Rp 186,4 juta
Nilai dead stock	Rp 8,7 juta

Angka yang paling bikin kaget bukan 37 SKU yang perlu dipesan. Itu normal buat toko sebesar ini.

Yang bikin kaget: 22 SKU nggak laku satu unit pun dalam 90 hari terakhir, dan nilainya Rp 8,7 juta. Itu 4,7% dari total persediaan, alias uang yang duduk diam di rak selama tiga bulan.

Sembilan dari 22 SKU itu barang musiman yang memang wajar nganggur, kayak parsel dan kemasan hampers. Tiga belas sisanya barang biasa yang kebeli kebanyakan waktu ada promo pemasok.

Ini pola yang gampang kelewat kalau dashboard cuma nampilin barang yang mau habis. Kartu dead stock yang nangkap sisi sebaliknya.

Buat ngitung berapa banyak yang harus dipesan buat musim ramai berikutnya, ramalan bulanan dari Prophet bisa kamu pakai sebagai angka pemakaian harian pengganti, bukan rata-rata 30 hari terakhir.

Kesalahan umum waktu bikin dashboard stok

• Pakai satu angka stok minimum buat semua barang. Beras yang laku 12 karung sehari dan sikat gigi yang laku 2 buah seminggu nggak mungkin punya ambang yang sama.
• Ngitung rata-rata pemakaian dari periode yang kena promo. Kalau 30 hari terakhir ada diskon besar, angka rata-rata kamu ketinggian dan kamu bakal pesan kebanyakan.
• Lupa waktu tunggu pemasok bisa beda per barang. Barang lokal 2 hari, barang impor 21 hari. Simpan waktu tunggu sebagai kolom, bukan angka tetap di rumus.
• Nggak punya kartu dead stock. Dashboard yang cuma lihat ke arah kehabisan bikin kamu buta sama uang yang nyangkut.
• Nampilin 412 baris sekaligus. Orang gudang cuma butuh lihat yang kritis. Filter dulu, sisanya taruh di tab lain.
• Nggak nulis jam terakhir stok diperbarui. Angka stok basi lebih berbahaya dari nggak ada angka sama sekali.

FAQ

Apa itu titik pesan ulang atau reorder point?

Titik pesan ulang adalah jumlah stok saat kamu harus mulai memesan supaya barang nggak habis sebelum kiriman berikutnya datang. Rumusnya rata-rata pemakaian harian dikali waktu tunggu pemasok, ditambah safety stock. Kalau kamu jual 12 unit sehari dan pemasok butuh 5 hari kirim, titik pesan ulangnya 60 unit plus cadangan. Angka ini beda buat tiap SKU.

Gimana cara nentuin safety stock yang pas?

Cara paling sederhana: pemakaian harian tertinggi dikali waktu tunggu terlama, dikurangi pemakaian rata-rata dikali waktu tunggu rata-rata. Hasilnya cadangan buat skenario terburuk yang pernah kejadian. Kalau datamu belum lengkap, mulai dari 20 persen dari titik pesan ulang, lalu sesuaikan tiap tiga bulan berdasarkan berapa kali kamu kehabisan barang.

Berapa sering dashboard stok harus di-refresh?

Buat toko dengan perputaran cepat kayak kelontong atau makanan, harian. Buat barang tahan lama dengan pergerakan lambat, dua kali seminggu udah cukup. Yang lebih penting dari frekuensi: tulis jam terakhir refresh di bagian atas dashboard. Tanpa itu, orang gudang bakal ragu-ragu apakah angkanya masih berlaku hari ini.

Apa itu dead stock dan gimana ngitungnya?

Dead stock adalah barang yang masih ada di gudang tapi nggak laku dalam periode tertentu, biasanya 90 atau 180 hari. Cara ngitungnya: cari SKU yang stoknya lebih dari nol tapi jumlah terjual dalam 90 hari terakhir sama dengan nol. Angka yang paling bikin kaget pemilik toko bukan jumlah SKU-nya, tapi total nilai rupiah yang nyangkut di rak.

Kartu apa aja yang wajib ada di dashboard stok?

Empat kartu: jumlah SKU di bawah titik pesan ulang, jumlah SKU yang stoknya nol, total nilai persediaan, dan nilai dead stock. Kartu pertama yang dipakai tiap hari buat mutusin pesanan. Tiga sisanya buat rapat mingguan dan diskusi sama pemilik. Tambahan berupa grafik tren boleh, tapi jangan taruh di atas empat kartu itu.

Penutup

Tiga hal yang bikin dashboard stok kepakai: titik pesan ulang dihitung per SKU, status diwarnai otomatis, dan daftar barang kritis muncul udah terurut dari yang paling mepet.

Kalau kamu mulai hari ini, ambil 20 SKU paling laris dulu. Hitung titik pesan ulangnya, pasang kolom status, selesai. Sisanya nyusul minggu depan.

Mau latihan rumus SUMIFS, IFS, dan SUMPRODUCT-nya langsung sambil ngetik? Coba latihan interaktif di NgulikSheet, gratis dan langsung jalan di browser. Buat sisi penjualannya, lanjut ke dashboard rapat mingguan penjualan.