Dashboard People Analytics: Turnover dan Biaya Penggantian Karyawan

Angka turnover 18% dibacakan di rapat, semua orang mengangguk, dan nggak ada yang berubah.

Angka Rp 1,42 miliar per tahun buat ngeganti orang yang keluar? Itu yang bikin rapatnya jadi panjang.

Dashboard people analytics yang kepakai bukan yang paling banyak grafiknya. Yang kepakai adalah yang nerjemahin persentase jadi rupiah, dan mecah angkanya sampai ketahuan siapa yang keluar dan kapan.

Data apa aja yang dibutuhkan buat dashboard turnover?

Dua tabel. Nggak perlu lebih dulu.

Tabel 1: karyawan, satu baris per orang.

nik	departemen	level	tanggal_masuk	tanggal_keluar	jenis_keluar
K-0142	Operasional	Staf	2023-04-03	2025-02-14	Resign
K-0188	Sales	Staf	2024-09-16	2025-05-30	Resign
K-0201	Finance	Supervisor	2022-01-10

Kolom tanggal_keluar yang kosong berarti masih aktif. Jangan diisi teks "masih aktif", karena itu bikin kolomnya jadi teks dan semua hitungan tanggal gagal.

Kolom jenis_keluar minimal punya tiga nilai: Resign, Kontrak habis, dan Diberhentikan. Turnover sukarela dan tidak sukarela punya penyebab beda, dan nyampurnya bikin angkanya susah dibaca.

Tabel 2: biaya_ganti, satu baris per level posisi.

level	biaya_rekrutmen	biaya_wawancara	biaya_pelatihan	hari_posisi_kosong	produktivitas_hilang
Staf	Rp 3.500.000	Rp 1.800.000	Rp 4.200.000	34	Rp 11.400.000
Supervisor	Rp 8.000.000	Rp 4.500.000	Rp 9.600.000	52	Rp 31.200.000
Manajer	Rp 22.000.000	Rp 9.000.000	Rp 18.000.000	78	Rp 84.000.000

Angka di tabel ini kamu isi dari data perusahaan sendiri. Yang paling sering dilewat kolom terakhir, padahal itu yang paling besar.

Gimana rumus turnover rate yang benar?

Jumlah yang keluar dibagi rata-rata jumlah karyawan, dikali 100.

Turnover = (Jumlah keluar / Rata-rata karyawan) × 100
Rata-rata karyawan = (Karyawan awal periode + Karyawan akhir periode) / 2

Yang sering salah: pakai jumlah karyawan akhir periode sebagai pembagi. Di perusahaan yang lagi nambah orang cepat, cara itu bikin angka turnover kelihatan lebih kecil dari kenyataan.

Di spreadsheet, hitung jumlah karyawan aktif di tanggal tertentu pakai COUNTIFS:

=COUNTIFS(karyawan!D:D; "<=" & $A2;
          karyawan!E:E; "")
 +COUNTIFS(karyawan!D:D; "<=" & $A2;
          karyawan!E:E; ">" & $A2)

Bagian pertama ngitung orang yang udah masuk dan belum keluar sama sekali. Bagian kedua ngitung orang yang udah masuk dan keluarnya setelah tanggal itu. Dijumlah, hasilnya jumlah karyawan aktif per tanggal tersebut.

Jumlah yang keluar dalam satu bulan:

=COUNTIFS(karyawan!E:E; ">=" & $A2;
          karyawan!E:E; "<=" & EOMONTH($A2;0))

Turnover bulanan biasanya angka kecil, misalnya 1,4%. Buat ngubahnya jadi angka tahunan, kali 12. Tapi tulis di dashboard bahwa itu angka setahunan hasil perkiraan, bukan angka yang sudah terjadi.

Definisi metrik ini perlu ditulis di pojok dashboard. Tanpa itu, dua orang bakal ngitung ulang dan dapat dua angka berbeda.

Gimana cara ngitung biaya penggantian karyawan?

Jumlahin lima komponen per level, lalu kalikan sama jumlah orang yang keluar di level itu.

Biaya per orang = biaya_rekrutmen + biaya_wawancara
                + biaya_pelatihan + produktivitas_hilang

Komponen produktivitas hilang dihitung dari dua bagian: masa posisi kosong, dan masa karyawan baru belum produktif penuh.

Produktivitas hilang = (hari_kosong / 22) × gaji_bulanan
                     + (bulan_ramp_up × gaji_bulanan × 50%)

Angka 22 itu jumlah hari kerja per bulan. Angka 50% asumsi bahwa karyawan baru selama masa belajar produktivitasnya separuh. Dua angka ini asumsi, jadi tulis nilainya di dashboard biar orang bisa berdebat soal asumsinya, bukan soal hasilnya.

Total biaya per departemen di spreadsheet:

=SUMPRODUCT(
   (karyawan!B:B = $A2) *
   (karyawan!E:E >= tanggal_awal) *
   (karyawan!E:E <= tanggal_akhir) *
   XLOOKUP(karyawan!C:C; biaya!A:A; biaya!G:G; 0))

Rumus SUMPRODUCT ini ngalikan tiga kondisi (departemen cocok, keluar setelah tanggal awal, keluar sebelum tanggal akhir) sama biaya per level. Hasilnya total biaya penggantian departemen itu dalam satu periode.

Kartu apa aja yang perlu ada di dashboard?

Empat kartu angka di baris atas, tiga grafik di bawahnya. Lebih dari itu, orang berhenti baca.

Posisi	Isi	Kenapa perlu
Kartu 1	Turnover 12 bulan terakhir (%)	Angka utama yang ditanya manajemen
Kartu 2	Total biaya penggantian (Rp)	Yang bikin angka pertama terasa
Kartu 3	Rata-rata masa kerja yang keluar	Nunjukin masalahnya di awal atau di akhir
Kartu 4	Posisi kosong saat ini	Beban yang lagi ditanggung tim
Grafik 1	Turnover per bulan, garis, 24 bulan	Lihat tren dan musimnya
Grafik 2	Turnover per departemen, batang	Nunjuk lokasi masalahnya
Grafik 3	Sebaran masa kerja saat keluar	Nunjukin kapan orang paling sering pergi

Grafik 3 yang paling sering dilewat orang, dan menurutku paling berguna. Pecah masa kerja jadi kelompok: di bawah 6 bulan, 6 sampai 12 bulan, 1 sampai 3 tahun, di atas 3 tahun.

Cara mecah kelompok ini bentuk analisis kohort paling sederhana, dan hasilnya biasanya langsung nunjuk ke satu proses yang bermasalah.

Panduan menyusun kartu dan filter di Looker Studio ada di dokumentasi resmi Looker Studio.

Contoh kasus: 312 karyawan, turnover 18,3%

Data latihan perusahaan distribusi: 312 karyawan aktif di awal 2025, 5 departemen, 3 level jabatan.

Selama 12 bulan, 54 orang keluar. Rata-rata jumlah karyawan 295, jadi turnover-nya 18,3%.

Angka itu sendiri nggak bikin siapa pun bergerak. Yang bikin bergerak muncul setelah dipecah:

Masa kerja saat keluar	Jumlah	Biaya penggantian	% dari total biaya
Di bawah 6 bulan	19	Rp 402 juta	28,3%
6 sampai 12 bulan	14	Rp 465 juta	32,7%
1 sampai 3 tahun	13	Rp 348 juta	24,5%
Di atas 3 tahun	8	Rp 206 juta	14,5%
Total	54	Rp 1,42 miliar	100%

Enam puluh satu persen dari total biaya datang dari karyawan yang keluar di bawah 12 bulan. Tiga puluh tiga orang yang, secara hitungan, belum sempat balik modal dari biaya rekrutmen dan pelatihannya.

Waktu dipecah per departemen, polanya makin jelas:

Departemen	Karyawan	Keluar	Turnover	Keluar < 6 bulan
Operasional	128	27	21,1%	13
Sales	74	16	21,6%	5
Gudang	62	8	12,9%	1
Finance	26	2	7,7%	0
HR & Umum	22	1	4,5%	0

Operasional dan Sales turnover-nya mirip, 21,1% dan 21,6%. Kalau berhenti di situ, kamu bakal nangani keduanya dengan cara yang sama.

Kolom terakhir yang bilang sebaliknya. Dari 27 orang yang keluar di Operasional, 13 keluar sebelum 6 bulan. Di Sales, cuma 5 dari 16.

Dua angka turnover yang nyaris sama, dua masalah yang beda. Operasional punya masalah di gambaran pekerjaan atau proses rekrutmen. Sales punya masalah yang muncul belakangan, kemungkinan soal target atau jenjang karier.

Satu angka lagi yang ternyata paling gampang ditindaklanjuti: dari 13 orang Operasional yang keluar di bawah 6 bulan, 9 masuk lewat jalur rekrutmen yang sama, dan 8 dari 9 itu ditempatkan di shift malam.

Kesalahan umum waktu bikin dashboard turnover

• Nyampur resign sama kontrak habis. Kontrak habis itu keputusan perusahaan, resign keputusan karyawan. Digabung, angkanya jadi susah dipakai buat ngambil tindakan.
• Pakai jumlah karyawan akhir periode sebagai pembagi. Di perusahaan yang lagi tumbuh, ini bikin turnover kelihatan lebih kecil. Pakai rata-rata awal dan akhir.
• Nampilin satu angka turnover gabungan doang. Angka gabungan nyembunyiin departemen yang bermasalah. Pecah minimal per departemen dan per masa kerja.
• Nggak nulis asumsi biaya di dashboard. Waktu ada yang nanya "kok segitu", kamu harus bisa nunjuk angkanya. Taruh asumsi di kotak kecil di bawah kartu biaya.
• Naruh gaji per orang di sheet yang dishare. Simpan rata-rata per level, bukan angka per orang. Ini soal privasi sekaligus soal ketenangan tim.
• Bikin 14 grafik dalam satu halaman. Empat kartu dan tiga grafik cukup. Sisanya taruh di halaman kedua buat yang mau mendalami.
• Nggak nyambungin ke tindakan. Dashboard yang cuma nampilin angka bakal dilihat sekali. Tambahin satu kotak berisi tiga pertanyaan yang perlu dibahas bulan ini.

FAQ

Gimana rumus turnover rate yang benar?

Bagi jumlah karyawan yang keluar dalam satu periode dengan rata-rata jumlah karyawan di periode itu, lalu kali 100. Rata-rata karyawan dihitung dari jumlah awal ditambah jumlah akhir dibagi dua. Yang sering salah: pakai jumlah karyawan akhir periode sebagai pembagi. Di perusahaan yang lagi tumbuh cepat, cara itu bikin angka turnover kelihatan lebih kecil dari kenyataannya.

Biaya penggantian karyawan itu isinya apa aja?

Minimal empat komponen: biaya rekrutmen (iklan, agen, waktu tim HR), biaya wawancara (waktu manajer yang ikut), biaya pelatihan awal, dan hilangnya produktivitas selama posisi kosong plus masa belajar. Komponen terakhir biasanya paling besar dan paling sering dilewat. Perkiraan yang wajar buat posisi non-manajerial di Indonesia berkisar 2 sampai 4 kali gaji bulanan, tapi angka pastinya harus kamu hitung dari data perusahaan sendiri.

Turnover berapa persen yang dianggap tinggi?

Tergantung industri dan posisi, jadi angka pembanding umum sering nyesatin. Yang lebih berguna: bandingkan turnover kamu tahun ini sama tahun lalu, dan bandingkan antar departemen di perusahaan yang sama. Kalau satu departemen turnover-nya dua kali lipat departemen lain dengan jenis pekerjaan mirip, itu sinyal yang jauh lebih jelas daripada angka rata-rata industri.

Data karyawan boleh ditaruh di spreadsheet biasa?

Boleh, tapi buang kolom yang nggak dibutuhkan buat analisis. Gaji per orang, nomor telepon, dan alasan resign yang ditulis rinci nggak perlu ada di file yang dishare ke banyak orang. Simpan gaji dalam bentuk rentang atau rata-rata per level. Batasi akses filenya ke orang yang memang butuh, dan cek daftar aksesnya tiap kuartal.

Kenapa turnover perlu dipecah per masa kerja?

Karena penyebabnya beda. Karyawan yang keluar di bawah 6 bulan biasanya nunjukin masalah di proses rekrutmen atau gambaran pekerjaan yang nggak sesuai. Karyawan yang keluar setelah 3 tahun biasanya soal jenjang karier atau gaji. Satu angka turnover gabungan nyembunyiin dua masalah berbeda yang solusinya juga beda.

Penutup

Tiga hal yang bikin dashboard ini dibaca sampai habis: persentase diterjemahin jadi rupiah, angka dipecah per masa kerja, dan asumsi biayanya ditulis terbuka.

Kalau kamu mulai minggu ini, cukup hitung satu angka: berapa persen orang yang keluar tahun ini masa kerjanya di bawah 12 bulan. Angka itu biasanya nunjuk langsung ke proses yang perlu dibenerin.

Mau ngasah rumus COUNTIFS dan SUMPRODUCT yang jadi dasar semua hitungan di atas? Coba latihan interaktif di NgulikSheet. Kalau temuannya nanti bertolak belakang sama pendapat manajemen, cara nyampeinnya ada di panduan nyampein hasil analisis yang bertentangan.