TL;DR
Kartu stok barang adalah catatan riwayat masuk dan keluar untuk satu jenis barang, disusun per barang bukan per tanggal. Kolom intinya tanggal, keterangan, masuk, keluar, dan saldo. Bentuknya menyesuaikan usaha: apotek butuh kolom nomor batch dan kedaluwarsa, bengkel butuh lokasi rak dan stok minimum, toko baju butuh kolom ukuran dan warna.
Kartu stok barang adalah catatan riwayat masuk dan keluar buat satu jenis barang. Bedanya sama buku stok harian: kartu stok disusun per barang, buku harian disusun per tanggal.
Kolom intinya cuma lima. Tanggal, keterangan, masuk, keluar, saldo. Sisanya nyesuain jenis usaha.
Di bawah ada lima variasi yang beneran beda kolomnya, lengkap sama contoh isian yang bisa langsung kamu tiru ke kertas atau spreadsheet.
Kartu stok barang adalah lembar catatan yang ngerekam semua pergerakan satu jenis barang dari waktu ke waktu, dengan saldo yang diperbarui tiap ada mutasi. Satu kartu isinya satu barang. Kalau kamu jual 80 jenis barang, berarti ada 80 kartu.
Kelebihannya kelihatan pas ada pertanyaan spesifik. "Beras Pandan Wangi terakhir masuk kapan?" bisa dijawab dalam 5 detik dengan kartu stok. Dengan buku harian, kamu harus nyisir mundur beberapa halaman.
Kalau kamu belum punya sistem apapun, mulai dulu dari buku stok barang harian. Kartu stok cocoknya dipakai kalau kamu udah sering ditanya riwayat per barang.
Lima kolom ini ada di semua variasi. Yang lain sifatnya tambahan.
| Kolom | Isi |
|---|---|
| Tanggal | Tanggal barang bergerak, bukan tanggal dicatat |
| Keterangan | Sumber atau tujuan mutasi, plus nomor nota kalau ada |
| Masuk | Jumlah unit yang nambah |
| Keluar | Jumlah unit yang berkurang |
| Saldo | Saldo baris sebelumnya, tambah masuk, kurang keluar |
Bagian kepala kartu isinya identitas barang: kode, nama lengkap, satuan, dan stok minimum. Bagian ini ditulis sekali di atas, nggak diulang tiap baris.
Versi paling ringkas. Nggak ada kolom tambahan sama sekali, cocok buat barang yang nggak punya batch, nggak punya varian, dan perputarannya cepat.
Kepala kartu: Kode BRS-5, Beras Pandan Wangi 5 kg, satuan sak, stok minimum 15.
| Tanggal | Keterangan | Masuk | Keluar | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 01/07/2025 | Saldo awal | 30 | ||
| 03/07/2025 | Nota 4471, CV Sumber Tani | 40 | 70 | |
| 03/07/2025 | Penjualan harian | 11 | 59 | |
| 04/07/2025 | Penjualan harian | 14 | 45 | |
| 05/07/2025 | Karung sobek, dijual eceran | 1 | 44 |
Kapan dipakai: jenis barang di bawah 60, semua barang tahan lama, satu orang yang nyatet.
Tambahannya dua kolom: nomor batch dan tanggal kedaluwarsa. Tanpa ini, kamu nggak bisa jawab pertanyaan paling penting waktu ada penarikan produk: batch mana yang udah kejual.
Kepala kartu: Kode AMX-500, Amoksisilin 500 mg, satuan box isi 100, stok minimum 5.
| Tanggal | Batch | Kedaluwarsa | Keterangan | Masuk | Keluar | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/07/2025 | B24119 | 08/2026 | Saldo awal | 6 | ||
| 08/07/2025 | B25043 | 03/2027 | Faktur PBF 8812 | 12 | 18 | |
| 09/07/2025 | B24119 | 08/2026 | Pemakaian resep | 4 | 14 | |
| 14/07/2025 | B24119 | 08/2026 | Pemakaian resep | 2 | 12 |
Perhatiin urutan keluarnya. Batch B24119 yang kedaluwarsa duluan dipakai duluan, walaupun batch B25043 baru datang dan ada di rak depan. Ini aturan first expired first out, dan kartu stok yang punya kolom kedaluwarsa bikin aturan itu bisa dicek, bukan cuma diomongin.
Kapan dipakai: obat, susu formula, roti, kosmetik, atau apapun yang punya tanggal kedaluwarsa.
Tambahannya kolom lokasi rak dan kolom titik pesan ulang. Barang bengkel jumlah jenisnya banyak banget dan ukurannya mirip-mirip, jadi lokasi penyimpanan sama pentingnya sama jumlahnya.
Kepala kartu: Kode BRG-6205, Bearing 6205 2RS, satuan pcs, lokasi rak C-3, titik pesan ulang 10.
| Tanggal | Keterangan | Masuk | Keluar | Saldo | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/07/2025 | Saldo awal | 24 | Aman | ||
| 07/07/2025 | SPK 219, servis Vario | 2 | 22 | Aman | |
| 11/07/2025 | SPK 231, servis Beat | 2 | 20 | Aman | |
| 18/07/2025 | Penjualan counter | 11 | 9 | Pesan ulang | |
| 22/07/2025 | Nota 771, Sinar Motor | 30 | 39 | Aman |
Kolom status itu yang bikin kartunya berguna buat orang gudang. Begitu saldo nyentuh titik pesan ulang, kartunya sendiri yang ngasih tau, bukan nunggu ada yang inget ngecek.
Kapan dipakai: jenis barang ratusan, harga per unit lumayan, dan waktu tunggu supplier lebih dari 3 hari.
Toko fashion punya masalah beda: satu model bisa punya 15 kombinasi ukuran dan warna. Bikin 15 kartu terpisah bikin lemari arsip penuh, tapi gabung semuanya bikin saldonya nggak berguna.
Jalan tengahnya: satu kartu per model, kolom saldo dipecah per ukuran.
Kepala kartu: Kode KMJ-FLN-NVY, Kemeja Flanel Navy, satuan pcs.
| Tanggal | Keterangan | S | M | L | XL | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/07/2025 | Saldo awal | 4 | 9 | 8 | 3 | 24 |
| 06/07/2025 | Restock konveksi | +6 | +10 | +10 | +4 | 54 |
| 13/07/2025 | Penjualan minggu 2 | -3 | -8 | -6 | -1 | 36 |
| 20/07/2025 | Penjualan minggu 3 | -2 | -7 | -5 | -1 | 21 |
| 20/07/2025 | Sisa per ukuran | 5 | 4 | 7 | 5 | 21 |
Baris terakhir itu yang dipakai buat mutusin restock. Ukuran M abis paling cepat padahal jumlah awalnya paling banyak, jadi pesanan berikutnya porsinya harus digeser.
Kapan dipakai: barang punya varian ukuran atau warna, dan perputarannya beda jauh antar varian.
Buat usaha yang beli dalam satuan besar tapi pakai dalam satuan kecil. Beli kain per roll, potong per meter. Beli cat per pail, jual per kaleng kecil.
Kartunya butuh kolom konversi biar dua satuan itu nggak ketuker.
Kepala kartu: Kode KAIN-CTN-PTH, Katun Putih 1,5 m, satuan besar roll, satuan kecil meter, 1 roll = 40 meter.
| Tanggal | Keterangan | Masuk (m) | Keluar (m) | Saldo (m) | Setara roll |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/07/2025 | Saldo awal | 120 | 3,0 | ||
| 05/07/2025 | Beli 4 roll | 160 | 280 | 7,0 | |
| 09/07/2025 | Order seragam SD Melati | 86 | 194 | 4,85 | |
| 16/07/2025 | Order kemeja custom | 32 | 162 | 4,05 | |
| 16/07/2025 | Sisa potongan, masuk stok perca | 3 | 159 | 3,98 |
Semua angka dicatat dalam satuan terkecil. Kolom setara roll cuma hasil bagi, dipakai waktu ngobrol sama supplier. Aturan ini nyegah kesalahan paling mahal di usaha konveksi: nyatet 4 padahal maksudnya 4 meter, bukan 4 roll.
Kapan dipakai: konveksi, katering, percetakan, toko cat, dan usaha lain yang satuan belinya beda sama satuan pakainya.
| Jenis usaha | Variasi | Kolom pembeda |
|---|---|---|
| Kelontong, warung, minimarket kecil | Dasar | Nggak ada tambahan |
| Apotek, toko roti, distributor susu | Batch | Nomor batch, kedaluwarsa |
| Bengkel, toko bangunan, elektronik | Sparepart | Lokasi rak, titik pesan ulang |
| Toko baju, sepatu, tas | Varian | Kolom saldo per ukuran |
| Konveksi, katering, percetakan | Satuan ganda | Konversi satuan |
Toko_berkah awalnya cuma pakai buku harian. Dataset 92 hari punya 1.204 baris mutasi buat 58 jenis barang, rata-rata 20,8 baris per jenis barang.
Masalahnya muncul waktu mau mutusin barang mana yang harus dipesan ulang. Nyisir 1.204 baris buat nyari riwayat satu barang makan waktu 6 sampai 9 menit per barang. Buat 58 barang, itu hampir 7 jam kerja tiap kali review stok.
Setelah pindah ke kartu per barang, waktu nyarinya turun jadi di bawah 1 menit. Yang lebih kepakai: 9 dari 58 barang ternyata nggak pernah bergerak sama sekali selama 92 hari. Modal yang nyangkut di sembilan barang itu Rp 4,3 juta.
Angka itu nggak pernah kelihatan di buku harian, karena barang yang nggak bergerak emang nggak nongol di catatan.
Kalau harus jalan ke kantor buat ngisi kartu, pencatatannya bakal ditunda. Yang ditunda biasanya nggak jadi ditulis.
Saldo 21 kemeja nggak berguna kalau kamu nggak tau 21 itu terdiri dari ukuran apa aja. Pecah minimal di kolom saldonya.
Selisih antara catatan dan fisik itu informasi, bukan kesalahan yang harus disembunyiin. Tulis di baris opname terpisah.
"Masuk" dan "keluar" doang nggak nolong siapapun. Tulis nomor nota atau nama supplier, biar bisa dicocokin sama dokumen lain waktu ada selisih.
Bikin satu sheet mutasi buat semua barang, terus satu sheet kartu yang narik data per barang. Dropdown kode barang di satu sel, sisanya ngikut.
=IFERROR(VLOOKUP($B$2, master!$A:$C, 2, FALSE), "Kode nggak ketemu")Buat saldo berjalannya, SUMIFS yang ngerjain, dengan syarat kode barang plus tanggal lebih kecil sama dengan tanggal baris itu. Dropdown-nya dipasang lewat Data Validation, caranya ada di dokumentasi Microsoft. Buat nangkep kode yang salah ketik, bungkus rumusnya pakai IFERROR kayak contoh di atas.
Satu kartu buat satu jenis barang, dan varian dihitung sebagai jenis terpisah. Kaos hitam ukuran M dan kaos hitam ukuran L itu dua kartu, bukan satu. Kalau kamu gabung varian dalam satu kartu, saldo akhirnya nggak bisa dipakai buat mutusin apa yang harus dipesan ulang.
Kalau yang ngisi orang gudang, tempel di rak atau di kotak barangnya. Pencatatan yang harus jalan dulu ke meja kantor bakal sering ketunda dan akhirnya bolong. Simpan salinan rekapnya di kantor buat kebutuhan laporan, tapi kartu yang dipakai sehari-hari biarin nempel dekat barangnya.
Hasil hitungan dari baris sebelumnya. Saldo baru = saldo lama + masuk - keluar. Kalau kamu isi pakai angka hasil ngitung di rak, selisih antara catatan dan fisik jadi nggak pernah kelihatan. Hasil hitung fisik ditulis di baris opname terpisah dengan keterangan yang jelas.
Buat obat golongan tertentu, pencatatan mutasi memang jadi kewajiban yang diperiksa waktu inspeksi sarana. Kartu stok dengan kolom nomor batch dan tanggal kedaluwarsa itu bentuk paling umum yang dipakai. Aturan rincinya cek langsung ke regulasi kefarmasian yang berlaku, jangan ngandelin template dari internet.
Kalau jenis barangnya di bawah 50 dan yang nyatet cuma satu orang, kartu manual masih efisien. Di atas 100 jenis barang, nyari kartu satu per satu udah lebih lama daripada ngetik di spreadsheet. Banyak toko jalanin dua-duanya: kartu fisik di rak buat kasir, rekap Excel di kantor buat laporan mingguan.
Pilih satu variasi yang paling dekat sama usaha kamu, terus bikin kartunya buat 10 barang paling laris duluan. Sepuluh barang itu biasanya nyumbang lebih dari separuh omzet, jadi hasilnya kerasa lebih cepat daripada bikin 80 kartu sekaligus.
Kalau kamu mau langsung ke versi spreadsheet, rumus dan struktur sheet-nya udah aku jabarin di panduan bikin Excel stok barang dari nol. File jadi yang tinggal pakai ada di template stok barang Excel.
Mau praktek langsung? Mulai latihan SQL gratis
Latihan interaktif, langsung di browser.
Punya ratusan angka dan mau tau sebarannya masuk ke rentang mana aja? FREQUENCY ngitung distribusi frekuensi sekali jalan, tanpa nulis COUNTIFS berkali-kali.
SUMIFS ribet kalau kriterianya banyak dan sering ganti. Rumus database Excel kayak DSUM baca kriteria dari sel terpisah, jadi kamu tinggal ubah tabel kecil tanpa nyentuh rumus.
DATEDIF ngasih umur bulat, tapi kadang kamu butuh angka desimal kayak 27,6 tahun buat hitung masa kerja atau bunga. YEARFRAC ngasih pecahan tahun dengan presisi.