Contoh Kartu Stok Barang: 5 Variasi Siap Pakai

Kartu stok barang adalah catatan riwayat masuk dan keluar buat satu jenis barang. Bedanya sama buku stok harian: kartu stok disusun per barang, buku harian disusun per tanggal.

Kolom intinya cuma lima. Tanggal, keterangan, masuk, keluar, saldo. Sisanya nyesuain jenis usaha.

Di bawah ada lima variasi yang beneran beda kolomnya, lengkap sama contoh isian yang bisa langsung kamu tiru ke kertas atau spreadsheet.

Apa itu kartu stok barang?

Kartu stok barang adalah lembar catatan yang ngerekam semua pergerakan satu jenis barang dari waktu ke waktu, dengan saldo yang diperbarui tiap ada mutasi. Satu kartu isinya satu barang. Kalau kamu jual 80 jenis barang, berarti ada 80 kartu.

Kelebihannya kelihatan pas ada pertanyaan spesifik. "Beras Pandan Wangi terakhir masuk kapan?" bisa dijawab dalam 5 detik dengan kartu stok. Dengan buku harian, kamu harus nyisir mundur beberapa halaman.

Kalau kamu belum punya sistem apapun, mulai dulu dari buku stok barang harian. Kartu stok cocoknya dipakai kalau kamu udah sering ditanya riwayat per barang.

Kolom apa yang selalu ada di semua kartu stok?

Lima kolom ini ada di semua variasi. Yang lain sifatnya tambahan.

Kolom	Isi
Tanggal	Tanggal barang bergerak, bukan tanggal dicatat
Keterangan	Sumber atau tujuan mutasi, plus nomor nota kalau ada
Masuk	Jumlah unit yang nambah
Keluar	Jumlah unit yang berkurang
Saldo	Saldo baris sebelumnya, tambah masuk, kurang keluar

Bagian kepala kartu isinya identitas barang: kode, nama lengkap, satuan, dan stok minimum. Bagian ini ditulis sekali di atas, nggak diulang tiap baris.

1. Kartu stok dasar untuk toko kelontong dan warung

Versi paling ringkas. Nggak ada kolom tambahan sama sekali, cocok buat barang yang nggak punya batch, nggak punya varian, dan perputarannya cepat.

Kepala kartu: Kode BRS-5, Beras Pandan Wangi 5 kg, satuan sak, stok minimum 15.

Tanggal	Keterangan	Masuk	Keluar	Saldo
01/07/2025	Saldo awal			30
03/07/2025	Nota 4471, CV Sumber Tani	40		70
03/07/2025	Penjualan harian		11	59
04/07/2025	Penjualan harian		14	45
05/07/2025	Karung sobek, dijual eceran		1	44

Kapan dipakai: jenis barang di bawah 60, semua barang tahan lama, satu orang yang nyatet.

2. Kartu stok batch untuk apotek dan toko makanan

Tambahannya dua kolom: nomor batch dan tanggal kedaluwarsa. Tanpa ini, kamu nggak bisa jawab pertanyaan paling penting waktu ada penarikan produk: batch mana yang udah kejual.

Kepala kartu: Kode AMX-500, Amoksisilin 500 mg, satuan box isi 100, stok minimum 5.

Tanggal	Batch	Kedaluwarsa	Keterangan	Masuk	Keluar	Saldo
02/07/2025	B24119	08/2026	Saldo awal			6
08/07/2025	B25043	03/2027	Faktur PBF 8812	12		18
09/07/2025	B24119	08/2026	Pemakaian resep		4	14
14/07/2025	B24119	08/2026	Pemakaian resep		2	12

Perhatiin urutan keluarnya. Batch B24119 yang kedaluwarsa duluan dipakai duluan, walaupun batch B25043 baru datang dan ada di rak depan. Ini aturan first expired first out, dan kartu stok yang punya kolom kedaluwarsa bikin aturan itu bisa dicek, bukan cuma diomongin.

Kapan dipakai: obat, susu formula, roti, kosmetik, atau apapun yang punya tanggal kedaluwarsa.

3. Kartu stok sparepart untuk bengkel dan toko bangunan

Tambahannya kolom lokasi rak dan kolom titik pesan ulang. Barang bengkel jumlah jenisnya banyak banget dan ukurannya mirip-mirip, jadi lokasi penyimpanan sama pentingnya sama jumlahnya.

Kepala kartu: Kode BRG-6205, Bearing 6205 2RS, satuan pcs, lokasi rak C-3, titik pesan ulang 10.

Tanggal	Keterangan	Masuk	Keluar	Saldo	Status
01/07/2025	Saldo awal			24	Aman
07/07/2025	SPK 219, servis Vario		2	22	Aman
11/07/2025	SPK 231, servis Beat		2	20	Aman
18/07/2025	Penjualan counter		11	9	Pesan ulang
22/07/2025	Nota 771, Sinar Motor	30		39	Aman

Kolom status itu yang bikin kartunya berguna buat orang gudang. Begitu saldo nyentuh titik pesan ulang, kartunya sendiri yang ngasih tau, bukan nunggu ada yang inget ngecek.

Kapan dipakai: jenis barang ratusan, harga per unit lumayan, dan waktu tunggu supplier lebih dari 3 hari.

4. Kartu stok varian untuk toko baju dan sepatu

Toko fashion punya masalah beda: satu model bisa punya 15 kombinasi ukuran dan warna. Bikin 15 kartu terpisah bikin lemari arsip penuh, tapi gabung semuanya bikin saldonya nggak berguna.

Jalan tengahnya: satu kartu per model, kolom saldo dipecah per ukuran.

Kepala kartu: Kode KMJ-FLN-NVY, Kemeja Flanel Navy, satuan pcs.

Tanggal	Keterangan	S	M	L	XL	Total
01/07/2025	Saldo awal	4	9	8	3	24
06/07/2025	Restock konveksi	+6	+10	+10	+4	54
13/07/2025	Penjualan minggu 2	-3	-8	-6	-1	36
20/07/2025	Penjualan minggu 3	-2	-7	-5	-1	21
20/07/2025	Sisa per ukuran	5	4	7	5	21

Baris terakhir itu yang dipakai buat mutusin restock. Ukuran M abis paling cepat padahal jumlah awalnya paling banyak, jadi pesanan berikutnya porsinya harus digeser.

Kapan dipakai: barang punya varian ukuran atau warna, dan perputarannya beda jauh antar varian.

5. Kartu stok satuan ganda untuk bahan baku

Buat usaha yang beli dalam satuan besar tapi pakai dalam satuan kecil. Beli kain per roll, potong per meter. Beli cat per pail, jual per kaleng kecil.

Kartunya butuh kolom konversi biar dua satuan itu nggak ketuker.

Kepala kartu: Kode KAIN-CTN-PTH, Katun Putih 1,5 m, satuan besar roll, satuan kecil meter, 1 roll = 40 meter.

Tanggal	Keterangan	Masuk (m)	Keluar (m)	Saldo (m)	Setara roll
01/07/2025	Saldo awal			120	3,0
05/07/2025	Beli 4 roll	160		280	7,0
09/07/2025	Order seragam SD Melati		86	194	4,85
16/07/2025	Order kemeja custom		32	162	4,05
16/07/2025	Sisa potongan, masuk stok perca		3	159	3,98

Semua angka dicatat dalam satuan terkecil. Kolom setara roll cuma hasil bagi, dipakai waktu ngobrol sama supplier. Aturan ini nyegah kesalahan paling mahal di usaha konveksi: nyatet 4 padahal maksudnya 4 meter, bukan 4 roll.

Kapan dipakai: konveksi, katering, percetakan, toko cat, dan usaha lain yang satuan belinya beda sama satuan pakainya.

Variasi mana yang cocok buat usaha kamu?

Jenis usaha	Variasi	Kolom pembeda
Kelontong, warung, minimarket kecil	Dasar	Nggak ada tambahan
Apotek, toko roti, distributor susu	Batch	Nomor batch, kedaluwarsa
Bengkel, toko bangunan, elektronik	Sparepart	Lokasi rak, titik pesan ulang
Toko baju, sepatu, tas	Varian	Kolom saldo per ukuran
Konveksi, katering, percetakan	Satuan ganda	Konversi satuan

Contoh kasus: kenapa toko_berkah pindah ke kartu stok

Toko_berkah awalnya cuma pakai buku harian. Dataset 92 hari punya 1.204 baris mutasi buat 58 jenis barang, rata-rata 20,8 baris per jenis barang.

Masalahnya muncul waktu mau mutusin barang mana yang harus dipesan ulang. Nyisir 1.204 baris buat nyari riwayat satu barang makan waktu 6 sampai 9 menit per barang. Buat 58 barang, itu hampir 7 jam kerja tiap kali review stok.

Setelah pindah ke kartu per barang, waktu nyarinya turun jadi di bawah 1 menit. Yang lebih kepakai: 9 dari 58 barang ternyata nggak pernah bergerak sama sekali selama 92 hari. Modal yang nyangkut di sembilan barang itu Rp 4,3 juta.

Angka itu nggak pernah kelihatan di buku harian, karena barang yang nggak bergerak emang nggak nongol di catatan.

Kesalahan umum waktu pakai kartu stok

Kartu disimpan jauh dari barangnya

Kalau harus jalan ke kantor buat ngisi kartu, pencatatannya bakal ditunda. Yang ditunda biasanya nggak jadi ditulis.

Gabung semua varian dalam satu kartu

Saldo 21 kemeja nggak berguna kalau kamu nggak tau 21 itu terdiri dari ukuran apa aja. Pecah minimal di kolom saldonya.

Nimpa saldo pakai hasil hitung fisik

Selisih antara catatan dan fisik itu informasi, bukan kesalahan yang harus disembunyiin. Tulis di baris opname terpisah.

Keterangan diisi seadanya

"Masuk" dan "keluar" doang nggak nolong siapapun. Tulis nomor nota atau nama supplier, biar bisa dicocokin sama dokumen lain waktu ada selisih.

Gimana kalau mau versi Excel-nya?

Bikin satu sheet mutasi buat semua barang, terus satu sheet kartu yang narik data per barang. Dropdown kode barang di satu sel, sisanya ngikut.

=IFERROR(VLOOKUP($B$2, master!$A:$C, 2, FALSE), "Kode nggak ketemu")

Buat saldo berjalannya, SUMIFS yang ngerjain, dengan syarat kode barang plus tanggal lebih kecil sama dengan tanggal baris itu. Dropdown-nya dipasang lewat Data Validation, caranya ada di dokumentasi Microsoft. Buat nangkep kode yang salah ketik, bungkus rumusnya pakai IFERROR kayak contoh di atas.

FAQ

Satu kartu stok buat berapa barang?

Satu kartu buat satu jenis barang, dan varian dihitung sebagai jenis terpisah. Kaos hitam ukuran M dan kaos hitam ukuran L itu dua kartu, bukan satu. Kalau kamu gabung varian dalam satu kartu, saldo akhirnya nggak bisa dipakai buat mutusin apa yang harus dipesan ulang.

Kartu stok harus ditempel di rak atau disimpan di kantor?

Kalau yang ngisi orang gudang, tempel di rak atau di kotak barangnya. Pencatatan yang harus jalan dulu ke meja kantor bakal sering ketunda dan akhirnya bolong. Simpan salinan rekapnya di kantor buat kebutuhan laporan, tapi kartu yang dipakai sehari-hari biarin nempel dekat barangnya.

Kolom saldo itu diisi hasil hitung fisik atau hasil hitungan?

Hasil hitungan dari baris sebelumnya. Saldo baru = saldo lama + masuk - keluar. Kalau kamu isi pakai angka hasil ngitung di rak, selisih antara catatan dan fisik jadi nggak pernah kelihatan. Hasil hitung fisik ditulis di baris opname terpisah dengan keterangan yang jelas.

Apotek wajib pakai kartu stok?

Buat obat golongan tertentu, pencatatan mutasi memang jadi kewajiban yang diperiksa waktu inspeksi sarana. Kartu stok dengan kolom nomor batch dan tanggal kedaluwarsa itu bentuk paling umum yang dipakai. Aturan rincinya cek langsung ke regulasi kefarmasian yang berlaku, jangan ngandelin template dari internet.

Lebih baik kartu stok manual atau langsung Excel?

Kalau jenis barangnya di bawah 50 dan yang nyatet cuma satu orang, kartu manual masih efisien. Di atas 100 jenis barang, nyari kartu satu per satu udah lebih lama daripada ngetik di spreadsheet. Banyak toko jalanin dua-duanya: kartu fisik di rak buat kasir, rekap Excel di kantor buat laporan mingguan.

Langkah berikutnya

Pilih satu variasi yang paling dekat sama usaha kamu, terus bikin kartunya buat 10 barang paling laris duluan. Sepuluh barang itu biasanya nyumbang lebih dari separuh omzet, jadi hasilnya kerasa lebih cepat daripada bikin 80 kartu sekaligus.

Kalau kamu mau langsung ke versi spreadsheet, rumus dan struktur sheet-nya udah aku jabarin di panduan bikin Excel stok barang dari nol. File jadi yang tinggal pakai ada di template stok barang Excel.