25 Rumus Dasar Excel yang Wajib Dikuasai (Dengan Contoh)

Rumus dasar Excel adalah fungsi bawaan yang bikin kamu bisa hitung, cari, dan rapikan data tanpa ngitung satu-satu pakai kalkulator. Kamu cuma nulis satu baris, Excel yang kerja.

Masalahnya, ada ratusan fungsi di Excel dan kebanyakan nggak akan pernah kamu sentuh. Yang beneran kepakai buat kerjaan harian cuma segelintir kok.

Jadi aku kelompokkin 25 rumus ini per kebutuhan kerja nyata: rekap penjualan, kategori otomatis, cari harga dan stok, rapikan nama, sampai hitung absensi. Tiap rumus ada syntax-nya plus satu contoh kasus toko beneran.

Apa itu rumus dasar Excel?

Rumus dasar Excel adalah perintah singkat yang selalu diawali tanda sama dengan (=) buat nyuruh Excel ngitung atau nyari sesuatu. Contohnya =SUM(A1:A10) buat jumlahin sepuluh angka sekaligus. Fungsi ini disebut "dasar" soalnya kepakai di hampir semua laporan, dari rekap kasir sampai data absensi karyawan.

Kuncinya satu sih: tanda = di depan. Nggak ada tanda itu, Excel bakal baca tulisanmu sebagai teks biasa, bukan perintah hitung.

Rumus buat rekap dan hitung laporan penjualan

Ini kelompok yang paling sering kepakai. Tiap tutup buku harian atau bulanan, sepuluh rumus ini yang ngerjain rekapnya. Anggap aja kita lagi ngerapiin data penjualan Toko Berkah.

1. SUM — jumlahin angka

=SUM(B2:B6)

Misal omzet Toko Berkah lima hari terakhir ada di B2 sampai B6: 150.000, 200.000, 175.000, 225.000, dan 180.000. Rumus di atas langsung kasih total 930.000. Detail lengkapnya ada di halaman fungsi SUM.

2. AVERAGE — cari rata-rata

=AVERAGE(B2:B6)

Pakai data omzet yang sama, rumus ini kasih rata-rata harian 186.000. Berguna buat tau kira-kira toko narik berapa per hari. Cek halaman fungsi AVERAGE buat contoh lain.

3. COUNT — hitung sel berisi angka

=COUNT(B2:B6)

COUNT ngitung ada berapa sel yang isinya angka. Dari lima hari tadi, hasilnya 5. Ini kepakai buat mastiin nggak ada hari yang kelewat dicatat. Lengkapnya di halaman fungsi COUNT.

4. COUNTA — hitung sel yang keisi apa aja

=COUNTA(A2:A100)

Beda sama COUNT, COUNTA ngitung sel yang keisi apa pun, termasuk teks. Cocok buat ngitung ada berapa nama pelanggan yang masuk daftar, walau isinya huruf.

5. MAX — nilai tertinggi

=MAX(B2:B6)

Mau tau hari mana omzet paling gede? MAX kasih angka tertinggi, yaitu 225.000 dari data tadi.

6. MIN — nilai terendah

=MIN(B2:B6)

Kebalikannya MAX. Rumus ini nunjukin omzet paling kecil, 150.000. Gabungin MAX sama MIN, kamu langsung lihat jarak hari rame dan hari sepi.

7. SUMIF — jumlahin dengan syarat

=SUMIF(C2:C10, "Keripik", D2:D10)

Nah, ini nih yang naik level. SUMIF cuma jumlahin baris yang cocok sama syarat. Kalau kolom C isinya kategori produk dan D isinya omzet, rumus ini jumlahin omzet yang kategorinya "Keripik" doang, misal ketemu 165.000. Contoh lengkapnya di halaman fungsi SUMIF.

8. SUMIFS — jumlahin dengan banyak syarat

=SUMIFS(D2:D10, C2:C10, "Keripik", E2:E10, "Juni")

SUMIFS itu SUMIF versi banyak syarat. Rumus ini jumlahin omzet yang kategorinya "Keripik" dan bulannya "Juni" sekaligus. Perhatiin urutannya beda: range yang dijumlah ditaruh paling depan.

9. COUNTIF — hitung dengan syarat

=COUNTIF(C2:C10, "Keripik")

COUNTIF ngitung ada berapa baris yang cocok sama syarat. Di sini dia ngitung berapa kali transaksi keripik muncul. Gampang banget buat tau produk mana yang paling laris. Detailnya di halaman fungsi COUNTIF.

10. COUNTIFS — hitung dengan banyak syarat

=COUNTIFS(C2:C10, "Keripik", F2:F10, "Lunas")

Sama kayak COUNTIF tapi bisa banyak syarat. Rumus ini ngitung transaksi keripik yang statusnya udah "Lunas". Berguna pas rekap piutang.

11. AVERAGEIF — rata-rata dengan syarat

=AVERAGEIF(C2:C10, "Keripik", D2:D10)

Ini cari rata-rata cuma dari baris yang cocok syarat. Kamu jadi tau rata-rata nilai transaksi per produk, bukan cuma total keseluruhan.

Rumus buat logika dan kategori otomatis

Kelompok kedua ini yang bikin Excel bisa "ngambil keputusan". Dari nilai angka, Excel kasih label atau kategori sendiri. Kepakai banget buat nilai KPI, status stok, atau grade.

12. IF — kondisi kalau-maka

=IF(B2>=100000, "Target Tercapai", "Kurang")

IF ini otak dari semua logika Excel. Kalau omzet di B2 minimal 100.000, dia nulis "Target Tercapai", kalau kurang dia nulis "Kurang". Satu rumus, ratusan baris kelabel sendiri. Pelajari lebih dalam di halaman fungsi IF.

13. IFS — banyak kondisi bertingkat

=IFS(B2>=200000, "A", B2>=100000, "B", B2<100000, "C")

Kalau syaratnya lebih dari dua, IFS lebih rapi daripada numpuk IF. Rumus ini kasih grade A, B, atau C sesuai omzet. Excel baca dari kiri, syarat pertama yang cocok yang dipakai.

14. AND — semua syarat harus kepenuhan

=IF(AND(B2>=100000, C2="Lunas"), "Bonus", "Nggak")

AND cuma bernilai benar kalau semua syarat kepenuhan. Di sini karyawan dapet "Bonus" kalau omzetnya cukup dan statusnya lunas. Salah satu kurang, hasilnya "Nggak".

15. OR — cukup satu syarat kepenuhan

=IF(OR(C2="Rusak", C2="Kadaluarsa"), "Buang", "Simpan")

Kebalikan AND. OR bernilai benar kalau minimal satu syarat cocok. Barang ditandain "Buang" kalau statusnya rusak atau kadaluarsa.

16. IFERROR — sembunyiin pesan error

=IFERROR(A2/B2, "Cek data")

Pernah lihat sel isinya #DIV/0! atau #N/A? Itu error yang bikin laporan jelek. IFERROR ganti error itu sama teks yang kamu mau, misal "Cek data". Laporan jadi bersih walau ada data yang belum lengkap.

Rumus buat cari data harga dan stok

Ini kelompok yang bikin orang mulai nganggep kamu jago Excel. Daripada scroll cari harga barang manual di ribuan baris, empat rumus ini yang nyariin.

17. VLOOKUP — cari data ke samping

=VLOOKUP("KRP01", A2:D100, 3, FALSE)

VLOOKUP nyari kode barang di kolom pertama tabel, terus ambil data di kolom yang kamu tunjuk. Rumus ini nyari kode "KRP01", terus balikin isi kolom ke-3, misal harganya. Angka FALSE di ujung wajib biar hasilnya persis, bukan mirip-mirip. Ini salah satu rumus yang paling sering kepakai di kantor, detailnya di halaman fungsi VLOOKUP.

18. HLOOKUP — cari data ke bawah

=HLOOKUP("Juni", A1:M5, 3, FALSE)

HLOOKUP itu VLOOKUP yang dimiringin. Dia nyari ke arah mendatar, cocok kalau tabelmu bulannya berjejer ke samping, bukan ke bawah.

19. INDEX — ambil data dari posisi tertentu

=INDEX(D2:D100, 5)

INDEX ngambil isi sel dari posisi yang kamu sebut. Rumus ini ambil data baris ke-5 dari kolom harga. Sendirian dia jarang kepakai, tapi barengan MATCH dia jadi sakti banget.

20. MATCH — cari posisi data

=MATCH("KRP01", A2:A100, 0)

MATCH kasih tau posisi keberapa suatu data ada di daftar. Gabung sama INDEX jadi =INDEX(D2:D100, MATCH("KRP01", A2:A100, 0)). Kombinasi ini bisa nyari ke kiri, sesuatu yang VLOOKUP nggak bisa.

Rumus buat rapikan teks nama dan alamat

Data dari kasir atau form online sering berantakan. Ada spasi nyasar, huruf kapital semua, atau nama depan dan belakang kepisah. Kelompok ini yang beresin.

21. LEFT, RIGHT, MID — potong teks

=LEFT(A2, 3)
=RIGHT(A2, 4)
=MID(A2, 4, 2)

Tiga rumus ini motong teks. LEFT ambil dari kiri, RIGHT dari kanan, MID dari tengah. Kalau kode barang "KRP01-JKT", LEFT bisa ambil "KRP" buat tau jenis produknya.

22. TRIM — buang spasi berlebih

=TRIM(A2)

TRIM hapus spasi kelebihan di depan, belakang, dan di antara kata. Nama " Budi Santoso " jadi rapi "Budi Santoso". Spasi nyasar ini sering bikin VLOOKUP gagal, jadi TRIM sering nyelametin deh.

23. TEXTJOIN — gabung teks

=TEXTJOIN(" ", TRUE, A2, B2)

TEXTJOIN nyambungin isi beberapa sel pakai pemisah yang kamu tentuin. Rumus ini gabungin nama depan dan belakang jadi satu, dipisah spasi. Angka TRUE bikin sel kosong dilewatin, jadi nggak ada spasi dobel.

Rumus buat absensi dan tanggal

Ngurus absensi atau masa kerja karyawan? Dua rumus tanggal ini yang paling sering kepakai buat data HR toko.

24. TODAY — tanggal hari ini otomatis

=TODAY()

TODAY nampilin tanggal hari ini dan update sendiri tiap file dibuka. Kepakai buat ngitung umur piutang atau nandain laporan tanggal berapa dibikin. Nggak perlu ketik tanggal manual lagi deh.

25. DATEDIF — selisih dua tanggal

=DATEDIF(C2, TODAY(), "Y")

DATEDIF ngitung selisih dua tanggal. Kalau C2 tanggal karyawan masuk kerja, misal 2019, rumus ini kasih masa kerja 7 tahun. Ganti "Y" jadi "M" kalau mau hitungan bulan.

Contoh kasus: rekap harian Keripik Juara

Biar kebayang gimana rumusnya kerja bareng, ini alur rekap harian UMKM Keripik Juara yang jual online.

Data mentah dari marketplace masuk berantakan. Pertama, TRIM buat rapiin nama pelanggan yang penuh spasi. Terus VLOOKUP narik harga tiap produk dari daftar harga master.

Habis itu SUMIF jumlahin omzet per jenis keripik. Dari situ ketauan keripik balado nyumbang 60 persen omzet, sisanya kebagi ke rasa lain. IF nandain pesanan mana yang udah lunas dan mana yang belum.

Yang tadinya dikerjain sejam lebih, sekarang kelar lima menit. Itu kekuatan gabungan rumus dasar tadi.

Kesalahan umum waktu pakai rumus Excel

Kebanyakan error itu masalah kecil yang gampang dibetulin. Ini yang paling sering aku lihat.

• Lupa tanda sama dengan. Nulis SUM(A1:A10) tanpa = di depan bikin Excel baca itu sebagai teks, bukan rumus.
• VLOOKUP tanpa FALSE. Kelupaan nambahin FALSE di ujung bikin hasilnya kadang meleset ke data yang mirip, bukan yang persis.
• Spasi nyasar. Data "Keripik" dan "Keripik " dianggap beda sama Excel. Makanya TRIM penting.
• Range kegeser. Pas nyalin rumus ke bawah, range acuan ikut geser. Kunci pakai tanda dolar, misal $A$2:$A$100, biar tetep.

FAQ

Apa 5 rumus Excel yang paling penting buat pemula?

Lima yang paling kepakai buat mulai: SUM buat jumlahin, AVERAGE buat rata-rata, IF buat logika kondisi, VLOOKUP buat cari data, dan COUNTIF buat hitung dengan syarat. Kuasai lima ini dulu, sisanya nyusul sendiri seiring kebutuhan kerjaan.

Kenapa rumus Excel-ku muncul error #N/A?

Error #N/A biasanya muncul di VLOOKUP atau MATCH pas data yang dicari nggak ketemu. Sering gara-gara ada spasi nyasar atau salah ketik. Coba bungkus rumusnya pakai TRIM buat data teks, atau pakai IFERROR biar errornya diganti pesan yang lebih enak dibaca.

Apa bedanya rumus dan fungsi di Excel?

Rumus itu perintah apa pun yang diawali =, termasuk hitungan biasa kayak =A1+B1. Fungsi itu perintah bawaan Excel yang udah punya nama, kayak SUM atau VLOOKUP. Jadi tiap fungsi itu rumus, tapi nggak semua rumus pakai fungsi.

Perlu hafal semua rumus Excel nggak?

Nggak perlu. Yang penting kamu tau rumus mana yang cocok buat masalahmu, syntax-nya bisa dicek belakangan. Dari ratusan fungsi, paling 20-an yang beneran kepakai harian. Sisanya tinggal cari pas butuh.

VLOOKUP sama INDEX MATCH bagus mana?

Buat pemula, VLOOKUP lebih gampang dipahami dan cukup buat kebanyakan kasus. INDEX MATCH lebih fleksibel soalnya bisa nyari ke kiri dan nggak gampang rusak pas kolom ditambah. Mulai dari VLOOKUP, naik ke INDEX MATCH pas kamu udah nyaman.

Mulai dari mana?

Kamu nggak perlu kuasai 25 rumus sekaligus. Ambil satu kelompok aja yang paling nyambung sama kerjaanmu sekarang, praktekin sampai lancar, baru lanjut.

Tiap rumus di atas punya halaman detailnya sendiri, lengkap sama contoh dan variasi kasus. Lihat semua fungsi spreadsheet di halaman referensi fungsi Ngulik Data dan mulai kulik satu-satu. Buat daftar resmi semua fungsi Excel, kamu juga bisa cek dokumentasi Microsoft.