TL;DR
Cara print Excel biar rapi ada empat langkah: tentuin Print Area supaya cuma bagian yang perlu ikut kecetak, atur orientasi dan skala lewat Fit to 1 page wide, pasang Print Titles supaya judul kolom berulang di tiap halaman, lalu cek Print Preview sebelum cetak. Urutannya penting, dan semuanya ada di tab Page Layout.
Print Excel yang rapi itu urusan 4 setting: Print Area, orientasi + skala, Print Titles, dan Page Break. Semuanya ada di tab Page Layout.
Masalahnya, kebanyakan orang langsung tekan Ctrl+P. Hasilnya laporan 3 halaman jadi 11 halaman, kolom terakhir nyasar sendirian di lembar ke-7, dan judul kolom cuma ada di halaman pertama.
Ini urutan yang aku pakai tiap kali nyetak laporan. Sekali diatur, setting-nya nempel di file.
Soalnya Excel gak tau mana bagian yang kamu mau cetak. Default-nya dia bakal cetak semua sel yang pernah kamu sentuh, termasuk sel kosong yang pernah dikasih format lalu dihapus isinya.
Excel juga gak ngerti kertas kamu ukuran apa sampai kamu kasih tau. Jadi dia potong tabel di mana pun batas kertas kejadian.
Empat setting di bawah ini yang ngasih tau Excel apa mau kamu.
Print Area nentuin bagian mana dari sheet yang ikut kecetak. Sisanya diabaikan Excel.
Bakal muncul garis putus-putus tipis ngelilingin blokan kamu. Itu tandanya area cetaknya udah kekunci.
Ini juga obat paling ampuh buat halaman kosong misterius. Kalau print preview kamu nunjukin halaman 4 dan 5 kosong melompong, itu gara-gara ada sel jauh di kanan bawah yang pernah kena format. Set Print Area langsung bikin dia hilang.
Mau ganti areanya? Blok ulang, Set Print Area lagi. Mau hapus? Page Layout > Print Area > Clear Print Area.
Dua langkah, dan urutannya penting.
Page Layout > Orientation > Landscape.
Tabel yang lebar (banyak kolom) hampir selalu lebih enak di Landscape. Kertas A4 landscape kasih kamu ruang 29,7 cm melebar, bukan 21 cm.
Kerjain ini duluan sebelum ngutak-atik skala. Kalau kamu ngecilin skala dulu terus baru ganti orientasi, kamu bakal ngecilin dua kali dan hurufnya jadi kecil banget.
Di tab Page Layout ada grup Scale to Fit. Isinya tiga kotak: Width, Height, Scale.
| Setting | Isi dengan | Efeknya |
|---|---|---|
| Width | 1 page | Semua kolom dipaksa muat melebar |
| Height | Automatic | Baris boleh lanjut ke halaman berikutnya |
| Scale | (otomatis terisi) | Excel ngitung sendiri persentasenya |
Ini kombinasi yang paling sering bener buat laporan panjang: Width = 1 page, Height = Automatic.
Artinya semua kolom masuk di satu halaman melebar, tapi barisnya boleh nyambung ke halaman 2, 3, dan seterusnya.
Jangan set Height = 1 page kalau tabel kamu 200 baris. Excel bakal ngecilin sampai 12% dan hurufnya jadi gak kebaca.
Kalau nilai Scale turun di bawah 60%, hurufnya udah mulai susah dibaca di kertas.
Kalau udah segitu, pilihanmu: sembunyiin kolom yang gak penting, kecilin lebar kolom, atau pecah tabelnya jadi 2 sheet.
Ini yang paling sering dilupain, dan paling bikin pembaca laporan kesel. Halaman 4 isinya angka semua tanpa judul kolom. Gak ada yang tau kolom ketiga itu Omzet atau Modal.
Setting-nya namanya Print Titles.
Sekarang tiap halaman punya judul kolom di atasnya.
Kalau tabel kamu juga melebar ke beberapa halaman, isi juga Columns to repeat at left, biasanya kolom nama produk atau nama cabang. Jadi tiap halaman kanan tetap punya identitas barisnya.
Catatan: kalau tombol Print Titles-nya abu-abu dan gak bisa diklik, berarti kamu lagi di mode edit sel atau lagi milih chart. Klik sel biasa dulu.
Kadang Excel motong halaman di tempat aneh, misalnya di tengah kelompok data cabang Bandung.
Buka View > Page Break Preview.
Tampilannya berubah: kamu lihat garis biru tebal (batas area cetak) dan garis biru putus-putus (batas antar halaman). Nomor halaman muncul samar di latar.
Kamu bisa seret garis putus-putusnya ke posisi yang kamu mau. Excel bakal nyesuain skalanya otomatis.
Mau maksa halaman baru mulai di baris tertentu? Klik baris itu, lalu Page Layout > Breaks > Insert Page Break.
Balik ke tampilan biasa lewat View > Normal.
Page Layout > Margins > Narrow. Ini ngasih ruang ekstra sekitar 1,5 cm di tiap sisi. Kadang cuma segitu yang dibutuhin biar kolom terakhir gak kepotong.
Kalau tabel kamu sempit dan kecetak nyempil di pojok kiri atas, buka Page Setup (klik panah kecil di pojok grup Page Setup) > tab Margins > centang Horizontally.
Tabelnya bakal ketengah. Kelihatan lebih niat.
Insert > Header & Footer. Taruh nomor halaman di footer ("Halaman 1 dari 5") dan nama laporan di header.
Kalau laporan kamu 8 halaman dan ada yang jatuh, orang tau ada yang kurang.
Garis grid abu-abu di layar gak ikut kecetak by default. Kalau kamu mau garisnya muncul, centang Page Layout > Sheet Options > Gridlines > Print.
Tapi jujur, border manual biasanya lebih rapi. Grid bawaan bikin semua sel keliatan sama pentingnya.
Ini kasus nyata. Laporan penjualan toko_berkah, 12 cabang, 14 kolom (nama cabang, kota, 12 kategori produk), 340 baris SKU.
Sebelum diatur: tekan Ctrl+P langsung. Hasilnya 23 halaman. Kolom 9-14 nyasar ke halaman terpisah tanpa nama cabang, jadi gak ada yang tau baris itu punya siapa. Judul kolom cuma ada di halaman 1 dan 12.
Print preview-nya bikin nyerah.
Setelah diatur:
Hasilnya: 7 halaman. Turun dari 23. Tiap halaman punya judul kolom dan nama cabang.
Skalanya 71%, masih nyaman dibaca. Waktu yang dihabiskan buat setting: 4 menit. Kertas yang dihemat tiap bulan: 16 lembar.
Setting-nya kesimpan di file. Bulan depan tinggal Ctrl+P.
Muat sih, tapi gak ada yang bisa baca. Kalau di bawah 60%, mending sembunyiin kolom yang gak dipakai atau pecah jadi 2 halaman.
Ini yang bikin skala anjlok ke 12%. Height biarin Automatic. Yang perlu dipaksa cuma Width.
Ctrl+P udah nampilin preview di kanan. Lihat dulu. Scroll sampai halaman terakhir.
Tiga detik ngecek ngirit 20 lembar kertas.
Laporan 7 halaman tanpa judul kolom berulang = laporan yang gak kepakai dari halaman 2.
Freeze Panes cuma buat tampilan di layar. Dia gak ada hubungannya sama hasil cetak. Yang ngurus judul berulang di kertas itu Print Titles, bukan Freeze Panes.
Dua fitur beda, sering ketuker.
Soalnya lebar tabel kamu ngelebihin lebar kertas. Buka tab Page Layout, cari grup Scale to Fit, lalu set Width jadi 1 page. Excel bakal ngecilin skalanya otomatis sampai semua kolom muat di satu halaman melebar. Kalau setelah itu hurufnya jadi terlalu kecil, ganti orientasi jadi Landscape dulu, baru atur skalanya lagi.
Pakai Print Titles. Buka Page Layout > Print Titles > di kotak Rows to repeat at top, klik ikon panah lalu pilih baris judul kamu (biasanya baris 1). Klik OK. Sekarang baris judul itu bakal muncul di atas tiap halaman yang kecetak. Kalau tabel kamu melebar, kamu juga bisa isi Columns to repeat at left.
Print Area nentuin bagian mana dari sheet yang ikut kecetak. Yang di luar area itu diabaikan. Page Break nentuin di mana halaman dipotong di dalam area yang udah dipilih. Jadi urutannya: tentuin Print Area dulu, baru rapihin Page Break-nya lewat View > Page Break Preview kalau potongannya masih di tempat yang aneh.
Garis grid abu-abu di layar itu default-nya memang gak ikut kecetak. Kalau di hasil cetak kamu garisnya tetap muncul, berarti ada yang nyentang Gridlines Print di tab Page Layout, atau kamu emang pasang border manual. Cek Page Layout > Sheet Options > kolom Gridlines, pastiin kotak Print gak dicentang.
Biasanya ada sel di luar tabel yang pernah kamu isi atau kasih format, walau sekarang keliatan kosong. Excel tetap ngitung sel itu sebagai bagian dari area cetak. Solusi paling cepat: blok tabel kamu, lalu set Print Area lewat Page Layout > Print Area > Set Print Area. Halaman kosongnya bakal hilang.
Urutannya yang penting:
Buka laporan kamu, tekan Ctrl+P, dan hitung berapa halaman yang keluar. Kalau lebih dari yang kamu harapin, balik ke Page Layout.
Lanjut baca cara format angka biar laporan kebaca dan bikin ringkasan pakai pivot table sebelum kamu cetak. Buat opsi print lengkap versi Microsoft, cek dokumentasi resmi print worksheet.
Istilah cell reference kepakai waktu kamu ngisi Print Titles, pahami dulu formatnya biar gak salah ketik.
Mau praktek langsung? Mulai latihan SQL gratis
Latihan interaktif, langsung di browser.
Cara pakai rumus FV dan PV Excel buat hitung nilai uang di masa depan dan sekarang. Lengkap dengan contoh tabungan dan target modal UMKM.
Investasi kelihatan untung di atas kertas, tapi nilai uang berubah tiap tahun. NPV dan IRR Excel bantu kamu nilai apakah proyek beneran layak, bukan cuma kelihatan untung.
Sebelum ambil pinjaman, kamu bisa hitung sendiri cicilan bulanannya pakai satu rumus. Ini cara PMT Excel bekerja, lengkap dengan contoh modal usaha dan jebakan bunga tahunan.