Cara Mengurutkan Data di Excel: Sort Multi Level + Custom List

Cara mengurutkan data di Excel: klik satu sel di dalam tabel, buka tab Data, klik tombol Sort, pilih kolomnya, lalu tentuin urutannya A to Z atau Z to A.

Satu kolom itu gampang. Yang bikin orang kesel: data jadi ketuker, atau nama bulan malah urut Agustus-April-Desember karena Excel ngurutin secara alfabet.

Di bawah ini aku bahas sort bertingkat, custom list, sort by warna, dan fungsi SORT(). Contohnya pakai data penjualan toko_berkah, 1.240 baris dari 5 kota.

Gimana cara sort data di Excel?

Cara paling aman, dan ini yang aku pakai tiap hari:

1. Klik satu sel di dalam tabel. Jangan blok kolom apa pun.
2. Buka tab Data.
3. Klik tombol Sort (ikonnya A-Z dengan panah).
4. Pastikan My data has headers tercentang.
5. Di dropdown Sort by, pilih kolom yang mau diurutkan.
6. Di dropdown Order, pilih arahnya.
7. OK.

Kenapa klik satu sel, bukan blok kolom? Karena Excel bakal otomatis nangkep seluruh tabel kamu. Kalau kamu blok satu kolom doang, risikonya data kamu ketuker. Itu kesalahan nomor satu yang bikin orang trauma sama tombol Sort.

Sort cepat lewat tombol A-Z

Di tab Data ada dua tombol kecil: A→Z dan Z→A. Klik satu sel di kolom yang mau diurutkan, lalu klik tombolnya. Selesai.

Ini cepat, tapi cuma buat satu kolom. Kalau butuh dua level, pakai dialog Sort.

Gimana cara sort bertingkat (multi level)?

Sort bertingkat artinya kamu ngurutin pakai lebih dari satu kolom. Kolom pertama jadi pengelompok, kolom kedua ngurutin di dalam kelompok itu.

Contoh di toko_berkah: aku mau lihat data dikelompokkan per kota, dan di dalam tiap kota diurutkan dari omzet terbesar.

1. Klik satu sel di tabel → tab Data → Sort.
2. Baris pertama: Sort by = kota, Order = A to Z.
3. Klik tombol Add Level.
4. Baris kedua: Then by = total, Order = Largest to Smallest.
5. OK.

Hasilnya: semua transaksi Bandung ngumpul di atas, urut dari yang paling besar. Lalu Jakarta. Lalu Medan. Dan seterusnya.

Excel bisa nampung sampai 64 level, tapi jujur aja, lebih dari 3 udah bikin pusing sendiri.

Urutan level itu penting. Kalau kamu balik urutannya (total dulu, baru kota), hasilnya beda total. Semua transaksi diurutkan dari besar ke kecil, dan kota cuma dipakai buat mecahin seri kalau ada dua total yang sama persis.

Gimana cara sort urutan bulan atau hari?

Kolom kamu isinya Senin, Selasa, Rabu. Kamu sort A-Z, hasilnya: Jumat, Kamis, Minggu, Rabu, Sabtu, Selasa, Senin.

Excel gak salah. Dia emang ngurutin alfabet. Yang kamu butuh: Custom List.

Bikin Custom List

1. Buka File → Options → Advanced.
2. Scroll paling bawah, klik Edit Custom Lists.
3. Di kotak List entries, ketik nilainya satu per baris:

   Senin
   Selasa
   Rabu
   Kamis
   Jumat
   Sabtu
   Minggu

4. Klik Add → OK → OK.

Pakai Custom List di Sort

1. Tab Data → Sort.
2. Sort by = kolom hari.
3. Di dropdown Order, pilih Custom List.
4. Pilih list Senin-Minggu yang tadi kamu bikin.
5. OK.

Custom List ini nyimpen di aplikasi Excel kamu, bukan di file-nya. Jadi kalau file-nya dibuka orang lain, list-nya gak kebawa. Ini yang sering bikin bingung waktu sharing file.

Custom List juga kepakai buat urutan yang punya logika bisnis: Bronze, Silver, Gold, Platinum. Atau status: Baru, Diproses, Dikirim, Selesai. Alfabet gak ngerti kalau Bronze itu di bawah Gold.

Sort berdasarkan warna sel

Kalau kamu udah nandain baris pakai warna, misalnya merah buat transaksi yang bermasalah, kamu bisa naikkin semuanya ke atas.

1. Tab Data → Sort.
2. Sort by = kolom yang ada warnanya.
3. Sort On = Cell Color (bukan Cell Values).
4. Order = pilih warnanya, lalu On Top.

Ini juga jalan buat Font Color dan Conditional Formatting Icon.

Fungsi SORT: hasil yang auto-update

Tombol Sort ngubah data aslinya. Fungsi SORT() nulis hasilnya ke tempat lain dan gak nyentuh sumbernya.

=SORT(A2:F1241, 6, -1)

Artinya: urutkan range A2:F1241, berdasarkan kolom ke-6 (total), arah -1 = besar ke kecil. Pakai 1 buat kecil ke besar.

Bisa juga dua level. Kolom 2 (kota) naik, lalu kolom 6 (total) turun:

=SORT(A2:F1241, {2;6}, {1;-1})

Yang bikin fungsi ini enak: hasilnya otomatis update begitu data sumbernya berubah. Cocok buat bikin tabel Top 10 di dashboard yang harus selalu fresh.

Gabungin sama fungsi FILTER buat hasil yang udah difilter sekaligus diurutkan:

=SORT(FILTER(A2:F1241, B2:B1241="Jakarta"), 6, -1)

Ini narik semua transaksi Jakarta, lalu urutin dari yang terbesar. Semua otomatis. Detail lengkapnya ada di halaman fungsi SORT.

Fungsi ini cuma ada di Excel 365 dan Excel 2021 ke atas. Excel 2019 ke bawah, pakai tombol Sort aja.

Contoh kasus: cari cabang yang omzetnya paling gak stabil

Di toko_berkah, aku mau tau cabang mana yang penjualannya paling naik-turun antar bulan.

Langkahnya:

1. Bikin PivotTable: baris = kota, kolom = bulan, nilai = SUM dari total.
2. Di kolom kosong sebelah, hitung selisih bulan tertinggi dan terendah tiap kota.
3. Sort kolom selisih itu dari besar ke kecil.

Hasilnya: Medan yang paling gak stabil. Selisih bulan terbaik dan terburuknya Rp 47 juta, sementara Jakarta yang omzetnya jauh lebih besar cuma selisih Rp 22 juta.

Artinya Medan punya masalah konsistensi, bukan masalah volume. Dan itu jenis masalah yang beda penanganannya.

Insight ini keluar dari satu kali sort. Bukan dari model rumit.

Kesalahan umum waktu sort di Excel

1. Cuma blok satu kolom

Ini penyebab data ketuker. Kamu blok kolom total, klik Sort, dan sekarang nama produk gak nyambung sama angkanya.

Excel biasanya nanya lewat dialog Sort Warning. Kalau muncul, selalu pilih Expand the selection. Kalau kamu udah terlanjur salah dan udah save, Ctrl+Z gak nolong lagi. Aku pernah kehilangan 3 jam gara-gara ini.

2. Ada baris kosong di tengah tabel

Excel nganggap data kamu abis di baris kosong itu. Baris di bawahnya gak ikut ke-sort. Hapus baris kosongnya dulu.

3. Angka disimpan sebagai teks

Kolom angka kamu di-sort tapi hasilnya aneh: 1000 di atas 900. Itu tandanya angkanya masih teks, dan Excel ngurutin karakter per karakter.

Ciri-cirinya: nilainya rata kiri di sel. Ubah dulu ke angka lewat Text to Columns, caranya ada di artikel memisahkan teks di Excel.

4. Ada spasi tersembunyi di depan teks

"Jakarta" dengan spasi di depan bakal diurutkan sebelum semua teks lain. Bersihin pakai TRIM() dulu.

=TRIM(B2)

5. Merged cell di dalam range

Excel nolak ngurutin range yang ada merged cell-nya, dan error message-nya gak jelas. Hapus semua merge dulu.

Sort atau filter, pakai yang mana?

Kebutuhan	Pakai
Ubah urutan semua baris	Sort
Sembunyiin baris yang gak relevan	Filter
Urutan hari, bulan, atau tingkat	Sort + Custom List
Hasil urutan yang auto-update	Fungsi SORT()
Nandain baris bermasalah lalu naikkan ke atas	Sort by Cell Color

Dokumentasi resmi Microsoft soal sort ada di support.microsoft.com.

FAQ

Kenapa data aku ketuker setelah di-sort?

Kamu cuma blok satu kolom. Excel ngurutin kolom itu doang, kolom lain diam di tempat. Klik satu sel aja, jangan blok, biar Excel ambil seluruh tabel.

Gimana cara sort berdasarkan dua kolom sekaligus?

Data → Sort → pilih kolom pertama → klik Add Level → pilih kolom kedua. Bisa sampai 64 level, tapi 2-3 udah cukup.

Gimana cara sort urutan bulan atau hari?

Bikin Custom List di File → Options → Advanced → Edit Custom Lists. Lalu di dialog Sort, pilih Custom List di dropdown Order.

Bedanya sort sama filter apa?

Sort ngubah urutan, jumlah barisnya tetap. Filter nyembunyiin baris, urutannya tetap. Sering dipakai barengan.

Apa fungsi SORT dan kapan dipakai?

SORT ngurutin data ke sel lain tanpa nyentuh sumbernya, dan hasilnya auto-update. Cocok buat tabel Top 10 di dashboard.

Penutup

• Klik satu sel, jangan blok kolom. Ini nyelametin kamu dari data ketuker.
• Add Level buat sort bertingkat, kota dulu, baru omzet.
• Custom List buat urutan yang alfabet gak ngerti: hari, bulan, tingkat membership.

Buka file kamu, coba sort per kota lalu per omzet. Dalam 30 detik kamu bakal lihat cabang mana yang punya transaksi besar dan mana yang cuma ramai tapi kecil-kecil.

Mau latihan fungsi SORT dan FILTER langsung di browser? Coba latihan fungsi SORT di NgulikSheet, gratis.